ELYSIS - Responsable administratif (ve)- Administrative Officer

Rio Tinto; Montreal; On-site; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une entreprise internationale spécialisée en aluminium recherche un(e) professionnel(le) pour un poste de soutien administratif stratégique à Montréal. Le candidat idéal devra justifier d'au moins 10 ans d'expérience, maîtriser la suite Microsoft Office, et être bilingue en français et anglais. Ce poste requiert une présence régulière au bureau pour coordonner les activités internes et accueillir les visiteurs.

Qualifications

• Minimum 10 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Autonomie, rigueur, discrétion et sens de l'organisation.
• Maîtriser le français et l'anglais à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Assurer un soutien administratif stratégique et opérationnel.
• Gérer les déplacements et réunions de la direction.
• Coordonner l'accueil et l'intégration des nouveaux employés.
• Superviser les opérations du bureau.

Skills

Autonomie

Rigueur

Discrétion

Maîtrise de la suite Microsoft Office

Organisation

Bilingue (français et anglais)

Job description

English version to follow

À propos du poste

Relevant du secrétaire corporatif et en collaboration étroite avec la direction des ressources humaines, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif stratégique et opérationnel. Il joue un rôle central dans la coordination des activités de gouvernance, le soutien aux processus RH, ainsi que la gestion logistique du bureau.

Principales activités et responsabilités

• Gouvernance et soutien légal
  • Soutenir le secrétaire corporatif dans la gestion du conseil d’administration et des comités : préparation des réunions, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions et gestion documentaire
  • Assurer l’archivage structuré et la conformité des documents légaux.
  • Préparer et améliorer divers documents administratifs.
  • Coordonner les processus d’approbation et de signature des contrats conformément aux politiques
  • Participer aux processus de demandes de propositions, de demande de prix et d’attribution de contrats.
• Administration générale
  • Gérer les déplacements, réunions et dépenses de la direction.
  • Appuyer l’organisation d’événements internes et la diffusion des communications.
  • Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.
  • Superviser les opérations du bureau (fournitures, accès, sécurité, propreté).
  • Accueillir les visiteurs et organiser les événements internes.
  • Assurer le classement, la gestion du courrier et la circulation de l’information.
  • Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

À propos de vous

Pour être considéré avec succès pour ce poste, vous devez avoir :

• Minimum 10 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Autonomie, rigueur, discrétion et sens de l’organisation.
• Maîtriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit. Notre organisation est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes et des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Conditions particulières

Poste en présentiel, basé au bureau ELYSIS.

Une présence régulière est requise pour assurer la coordination des activités internes, l’accueil des visiteurs et le bon fonctionnement du bureau.

À propos de nous

Un partenariat de classe mondiale sans précédent entre deux grands pionniers de l’industrie de l’aluminium – Alcoa et Rio Tinto – a donné lieu à la création d’ELYSIS en 2018. Dans le cadre de cette coentreprise avec le gouvernement du Québec, l’équipe travaille à développer la technologie en vue de sa commercialisation à grande échelle.

La technologie ELYSIS élimine toutes les émissions directes de gaz à effet de serre (GES) du procédé d’électrolyse de l’aluminium. Il s’agit du premier procédé industriel émettant de l’oxygène comme sous-produit.

ELYSIS a démontré sa capacité à produire de l’aluminium de qualité commerciale auprès d’utilisateurs finaux allant d’Apple à Audi, et la technologie est actuellement conçue pour être utilisée aussi bien dans des projets de construction que de modernisation d’alumineries.

ELYSIS procure également des avantages additionnels, en réduisant les coûts d’exploitation des alumineries et en augmentant la production de métal par rapport aux cuves conventionnelles de même taille.

Emplacement

ELYSIS est une entreprise canadienne dont le siège social est situé à Montréal, au Québec. Elle est également implantée à Alma et à Jonquière, au Québec. Au site d’Alma, les efforts visant à éliminer toutes les émissions directes de gaz à effet de serre du procédé d’électrolyse de l’aluminium ont largement progressé en juin 2021, avec la construction des premières cuves prototypes à l’échelle industrielle utilisant la technologie d’anodes inertes. Au site de Jonquière, l’équipe travaille au perfectionnement de la technologie au Centre de recherche et de développement ELYSIS, situé au sein du Complexe Jonquière de Rio Tinto.

Faites partie d’un partenariat sans précédent

Dans l’équipe d’ELYSIS, nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons que notre équipe ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels au succès du partenariat sans précédent qu’est ELYSIS. Nous faisons preuve de respect mutuel, d’équité, de compassion et de dignité, sans égard aux questions d’origine ethnoculturelle, de sexe, de nationalité, de religion, d’âge, d’orientation sexuelle ou de tout autre aspect. ELYSIS accueille favorablement et encourage les candidatures de personnes autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de personnes plus âgées, de personnes handicapées et de personnes d’origines diverses.

#Elysis

#Fr

#LI-ME1

About the position

Reporting to the corporate secretary and working closely with human resources management, the incumbent provides strategic and operational administrative support. They play a central role in coordinating governance activities, supporting HR processes, and managing office logistics.

Key Activities / Responsibilities

Governance and legal support

• Support the Corporate Secretary in managing the Board of Directors and committees: prepare meetings, draft minutes, follow up on decisions, and manage documents.
• Ensure structured archiving and compliance of legal documents.
• Prepare and improve various administrative documents.
• Coordinate contract approval and signing processes in accordance with policies.
• Participate in request for proposal, request for quotation, and contract award processes.

General administration

• Manage management travel, meetings, and expenses.
• Support the organization of internal events and the dissemination of communications.
• Coordinate the welcome and integration of new employees.
• Supervise office operations (supplies, access, security, cleanliness).
• Welcome visitors and organize internal events.
• Ensure filing, mail management, and information flow.
• Perform any other related administrative tasks.

About you

To be successfully considered for this position, you must have:

• At least 10 years of experience in a similar role.
• Excellent command of Microsoft Office.
• Autonomy, rigor, discretion, and organizational skills.
• Fluent in French and English, both written and spoken. Our organization is a global company, and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams or partners based outside of Quebec.

Special conditions

On-site position, based at the ELYSIS office in Montreal. Regular attendance is required to coordinate internal activities, welcome visitors, and ensure the smooth running of the office.

À propos de nous

Un partenariat de classe mondiale sans précédent entre deux grands pionniers de l’industrie de l’aluminium – Alcoa et Rio Tinto – a donné lieu à la création d’ELYSIS en 2018. Dans le cadre de cette coentreprise avec le gouvernement du Québec, l’équipe travaille à développer la technologie en vue de sa commercialisation à grande échelle.

La technologie ELYSIS élimine toutes les émissions directes de gaz à effet de serre (GES) du procédé d’électrolyse de l’aluminium. Il s’agit du premier procédé industriel émettant de l’oxygène comme sous-produit.

ELYSIS a démontré sa capacité à produire de l’aluminium de qualité commerciale auprès d’utilisateurs finaux allant d’Apple à Audi, et la technologie est actuellement conçue pour être utilisée aussi bien dans des projets de construction que de modernisation d’alumineries.

ELYSIS procure également des avantages additionnels, en réduisant les coûts d’exploitation des alumineries et en augmentant la production de métal par rapport aux cuves conventionnelles de même taille.

Be Part of an Unprecedented Partnership

Dans l’équipe d’ELYSIS nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous voulons que notre équipe ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que la variété des perspectives est non seulement bienvenue mais essentielle au succès du partenariat sans précédent qu’est ELYSIS. Nous traitons les uns les autres avec respect, équité, compassion et dignité, sans égard à l’origine ethnoculturelle, au sexe, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect.

#Elysis

#Fr

#LI-ME1

About Rio Tinto

Rio Tinto est un leader mondial des sociétés minières et des matériaux, opérant dans 35 pays et produisant du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique et au bien-être des personnes et des communautés.

Nous sommes présents depuis 150 ans, avec des connaissances accumulées et des partenariats mondiaux. Notre mission est de trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin, en privilégiant l’innovation et l’amélioration continue pour fabriquer des produits à faibles émissions et conformes aux normes environnementales, sociales et de gouvernance. Nous cherchons à créer des partenariats pour résoudre des problèmes et saisir des opportunités.

Chaque voix compte
Chez Rio Tinto, nous encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de personnes issues de diverses origines.

Nous nous engageons à un milieu inclusif où les employés se sentent libres d’être eux-mêmes et où toutes les voix sont entendues, toutes les cultures respectées et les perspectives variées considérées comme essentielles à notre succès. Nous traitons chacun avec équité et dignité, sans distinction de race, de genre, de nationalité, d’origine ethnique, de religion, d’âge, d’orientation sexuelle ou de tout autre aspect.

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial dans les domaines minier et des matériaux. Nous opérons dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale.

Fort d’une histoire de 150 ans, nous cherchons à innover et améliorer continuellement pour produire des matériaux à faibles émissions et respecter les standards ESG. Nous valorisons les partenariats qui permettent de résoudre des problèmes et de créer des opportunités.

Chaque voix compte
Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de personnes issues de diverses origines.