Coordinator, High Performance

SIRC; Remote; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une organisation sportive nationale recherche un.e coordonnateur.rice, haute-performance pour gérer les opérations logistiques des événements au Canada. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en gestion du sport et 1 à 2 ans d'expérience en coordination d'événements. Les responsabilités incluent la planification des voyages, la gestion des conformité, et le soutien aux athlètes. Ce poste est en télétravail, exigeant du travail en soirée et des déplacements occasionnels.

Qualifications

• 1 à 2 ans d'expérience en coordination d'événements ou logistique.
• Capacité à gérer de grands volumes de documents.
• Expérience en transport terrestre, vols, et hébergements.

Responsibilities

• Planifier et coordonner les arrangements logistiques.
• Gérer les factures et les dépenses des événements.
• Assurer la conformité aux exigences de haute performance.

Skills

Coordination d'événements

Gestion logistique

Communication efficace

Bilinguisme (anglais/français)

Gestion du temps

Education

Diplôme collégial en gestion du sport

Job description

Gymnastique Canada (GymCan) est l’organisme national de régie du sport de la gymnastique au Canada. Il supervise l’ensemble des disciplines olympiques, incluant la gymnastique artistique masculine (GAM) et féminine (GAF), la gymnastique rythmique (GR), le trampoline (STR), ainsi que les disciplines de calibre mondial. Avec pour mission de diriger et de soutenir la croissance de la gymnastique à travers le pays, GymCan joue un rôle clé dans le développement des athlètes, la formation et le perfectionnement des entraîneur.e.s et juges, l’organisation d’événements nationaux et la performance de haut niveau. Ce qui rend le travail chez GymCan particulièrement stimulant, c’est la possibilité de contribuer à un sport qui inspire la passion, la discipline et la joie chez des athlètes de tous âges. Au Canada, la gymnastique est également un sport fondamental pour le développement des jeunes enfants et affiche un solide palmarès olympique, en particulier en trampoline. L’organisation favorise un environnement de travail collaboratif et inclusif, où l’innovation et l’intégrité sont valorisées, et où les employé.e.s en télétravail se sentent connecté.e.s à une mission plus grande : soutenir les athlètes canadien.ne.s et façonner l’avenir de la gymnastique !

Le.a coordonnateur.rice, haute-performance est responsable de soutenir les besoins opérationnels et administratifs de la/ des disciplines. Ce rôle contribue de façon essentielle à offrir une logistique et une coordination fluides pour les événements nationaux et internationaux, incluant les Coupes du monde, les Jeux majeurs et les camps d’entraînement, tout en soutenant également les disciplines des Jeux mondiaux.

La personne en poste gère les inscriptions aux événements, les déplacements, la facturation, la conformité et les communications, afin d’assurer que les athlètes, entraîneur.e.s et membres du personnel reçoivent tout le soutien nécessaire dans les environnements de haute performance.

Logistique et administration des événements

• Planifier, coordonner et exécuter l’ensemble des arrangements logistiques et de voyage pour les événements nationaux et internationaux, incluant les Coupes du monde, Jeux majeurs et camps.
• Organiser et confirmer les réservations de vols, hôtels, assurances et transports sur place (incluant la coordination des bons « Uber »).
• Soutenir les opérations des événements en gérant « Click n Clear » / téléversements musicaux, les assurances et la documentation de conformité.
• Collecter et suivre toute la documentation requise (ex. : formulaires de renonciation, passeports, formulaires médicaux) pour les athlètes, entraîneur.e.s et membres du personnel.
• Assurer la liaison avec les comités organisateurs et partenaires pour garantir une livraison fluide des événements.
• Préparer les factures, les prépaiements et les suivis liés aux dépenses des événements.
• Gérer le système automatisé de prépaiement pour les événements, en assurant l’exactitude, la conformité et la réconciliation rapide avec le service des finances.
• Contribuer à l’élaboration des budgets et au suivi des dépenses; préparer les formulaires de dépenses pour approbation par les responsables de programme.
• Coordonner avec les finances les remboursements « Uber »/transport et autres coûts opérationnels.

Conformité et soutien aux politiques

• S’assurer du respect de toutes les exigences de haute performance, incluant « OneBadge », « Intégrité du sport Canada », les licences « FIG » et les formulaires d’engagement athlètes/entraîneur.e.s.
• Soutenir la mise en œuvre des initiatives de sport sécuritaire, incluant le suivi et la mise à jour des pipelines de conformité.
• Contribuer à la mise à jour et à l’application des politiques, procédures et communications internes.

Gestion des bases de données et des résultats

• Maintenir et mettre à jour les bases de données des athlètes et entraîneur.e.s.
• Produire des rapports de participation, de paiement et de documentation pour les responsables de programme.
• Assurer la liaison avec l’équipe des communications pour garantir un suivi précis des équipes lors des événements.
• Publier et distribuer les documents, formulaires et notes via « Activity Messenger ».
• Fournir un soutien lors des réunions d’entraîneur.e.s, assemblées techniques et séances de planification.

Projets spéciaux

• Diriger et/ou contribuer à des projets spéciaux identifiés par les responsables de programmes ou par la direction de la haute performance.
• Soutenir l’amélioration continue des processus afin d’accroître l’efficacité et la qualité des services offerts dans l’ensemble des opérations de haute performance.
• Diplôme collégial en gestion du sport, gestion d’événements ou dans un domaine connexe.
• 1 à 2 ans d’expérience en coordination d’événements, logistique de voyages, administration sportive ou opérations de haute performance.
• Expérience en coordination de déplacements, incluant vols, hébergement, assurances et transport terrestre.
• Capacité à gérer et organiser de grands volumes de documents (décharges, copies de passeports, formulaires médicaux, etc.).
• Excellente capacité à prioriser, gérer plusieurs tâches et échéances simultanées, tout en maintenant un haut niveau d’exactitude sous pression.
• Grand souci du détail, particulièrement pour le suivi de la conformité, de la documentation et de l’information financière.
• Solides aptitudes interpersonnelles et capacité à communiquer de manière claire et professionnelle.
• Aptitude à résoudre calmement et professionnellement des enjeux de dernière minute liés aux voyages ou à la logistique.
• Aisance à travailler avec des horaires en évolution, des changements dans les exigences des événements et des délais serrés.
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les responsables de programme.
• Capacité à gérer des informations personnelles sensibles (passeports, formulaires médicaux, détails de conformité) avec discrétion et confidentialité.
• Le bilinguisme (anglais et français) est nécessaire afin de soutenir notre communauté pancanadienne.

Le poste est offert en télétravail au Canada.

Du travail en soirée et la fin de semaine ainsi que des déplacements pourraient être requis.