Adjointe exécutive - BILINGUE (AP)

TOTEM; Montreal; Hybrid; CAD 70,000 - 75,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Montréal recherche un soutien administratif pour la haute direction. Le candidat idéal possède au moins 3 ans d'expérience dans un rôle similaire, parle couramment le français et l'anglais, et maîtrise Microsoft Office. Ce poste hybride offre un contrat à temps plein de 12 à 14 mois avec un salaire compétitif de 70k$ à 75k$. Les responsabilités incluent la gestion des calendriers, la rédaction de documents et l'organisation de voyages d'affaires.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office.

Responsibilities

• Offrir un soutien administratif à la haute direction.
• Servir de lien entre la direction et les parties prenantes.
• Organiser des voyages d’affaires complets.

Skills

Maîtrise du français

Maîtrise de l'anglais

Compétences organisationnelles

Maîtrise de Microsoft Office

Discrétion

Proactivité

Job description

Mode de travail: Hybride

Type de contrat: Temps plein, 12 à 14 mois (possibilité d’évolution à la fin du contrat)

Secteur: Centre-Ville de Montréal

Salaire: 70k$ à 75k$ selon l’expérience

Responsabilités

• Offrir un soutien administratif à la haute direction en collaboration avec l'équipe en place
• Servir de lien entre la direction et les parties prenantes internes et externes
• Organiser et gérer des calendriers complexes, incluant la planification de rencontres dans différents fuseaux horaires
• Rédiger et réviser de façon autonome des courriels, notes et documents professionnels
• Préparer et mettre en forme des rapports de dépenses, présentations et documents de réunion
• Assurer le suivi des dossiers et tâches en suspens afin de garantir leur avancement
• Maintenir un système de classement efficace, autant électronique que papier
• Filtrer, prioriser et répondre rapidement aux courriels selon les besoins
• Coordonner la logistique des réunions internes et externes, incluant celles du conseil et des événements spéciaux
• Organiser des voyages d’affaires complets (vols, hébergement, transport, etc.)
• Offrir un soutien de remplacement en cas d’absence ou de surcharge
• Contribuer à la planification et à la coordination d’événements corporatifs
• Participer à divers projets et initiatives selon les besoins

Profil recherché

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire, idéalement au niveau corporatif
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (contacts fréquents à l’extérieur du Québec)
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Fortes compétences organisationnelles et souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés
• Discrétion, professionnalisme et sens de la confidentialité
• Proactivité, fiabilité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique

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Seules les personnes qui possèdent le profil recherché par notre client seront contactées. Nous encourageons toutes les candidatures et valorisons la diversité des profils.

#TOTEMADMIN