Adjoint(e) exécutif(ve)

National; Montreal; Hybrid; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une firme de relations publiques dynamique à Montréal recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir son équipe de direction. Vous serez responsable de l'organisation de projets internes, de la coordination entre les équipes et de la gestion de divers documents administratifs. Le poste requiert un diplôme pertinent et 3 à 5 ans d'expérience, avec des compétences en communication et une maîtrise de la suite Office 365. Un environnement stimulant et un programme d'avantages sociaux attractifs sont offerts.

Benefits

Horaire hybride : présentiel du lundi au jeudi

Programme de transport en commun

Assurance collective et compte de soins de santé

Programmes de santé et de mieux-être

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement dans une entreprise de services professionnels.
• Bilinguisme requis (français et anglais) pour interagir avec des clients canadiens.

Responsibilities

• Appuyer l’équipe de direction dans les projets internes et la logistique.
• Assurer la coordination avec d'autres membres de la direction.
• Contribuer à la mise en œuvre de projets inter-bureaux.
• Soutenir la préparation et la coordination des appels d’offres.
• Effectuer diverses tâches administratives.
• Participer à des activités de développement d’affaires.

Skills

Solides compétences en communication (écrite et orale)

Grande rigueur, autonomie et sens de l'organisation

Capacité à gérer plusieurs priorités

Tact, diplomatie et discrétion

Professionnalisme et proactivité

Souci du détail et sens de l'urgence

Capacité de s’adapter

Education

Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe (DEC ou BAC)

Tools

Suite Office 365

Job description

Le Cabinet de relations publiques NATIONAL, la plus importante firme‑conseil en relations publiques au Canada, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour appuyer des membres de l’équipe de direction du bureau de Montréal. Nous recherchons une personne engagée, autonome et qui fait preuve de discrétion et de jugement.

La personne assure un soutien stratégique, administratif et organisationnel de haut niveau. Elle joue un rôle clé dans la gestion des priorités, la coordination des activités internes et la fluidité des communications. Professionnelle aguerrie, elle agit comme personne‑ressource auprès des différentes parties prenantes internes et externes, en assurant un service professionnel, courtois et discret. Elle est également appelée à soutenir des initiatives transversales touchant le développement d’affaires, l’efficacité organisationnelle et l’innovation et de l’intelligence artificielle.

Responsabilités principales

• Appuyer l’équipe de direction dans les projets internes, incluant la logistique de certaines réunions, événements internes, relations avec les fournisseurs
• Assurer la coordination avec les autres membres de la direction, des membres des différentes équipes et des clients
• Contribuer à la mise en œuvre de projets inter‑bureaux et d’initiatives de transformation, incluant des mandats liés à l’innovation et à l’intelligence artificielle
• Soutenir la préparation, la coordination et la mise en forme des appels d’offres (RFP), incluant la collecte d’information, la mise à jour des profils de firmes et la gestion des échéanciers
• Préparer différentes réunions internes et clients: recueillir les documents pertinents, rédiger les ordres du jour, prendre les notes, rédiger les comptes rendus et assurer les suivis
• Assurer un soutien dans la gestion de projets ponctuels ou de dossiers sensibles au besoin
• Effectuer diverses tâches administratives : appui à la gestion d’agendas et de courriels, gestion des comptes de dépenses et organisation des déplacements professionnels, traitement de factures, organisation de comités internes, mise à jour de bases de données
• Remplacement à la réception lors de lunchs, congés et vacances
• Participer à certaines activités de développement d’affaires et de visibilité du bureau (suivi de propositions, coordination d’événements clients, mise à jour de listes de contacts, etc.)
• Diplôme en administration, bureautique ou dans un domaine connexe (DEC ou BAC)
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement dans une entreprise de services professionnels
• Excellente maîtrise de la suite Office 365
• Bilinguisme requis (français et anglais). Être en mesure d'interagir en français comme en anglais avec nos clients qui peuvent être basés partout au Canada. Être en mesure de travailler et collaborer avec des collègues des autres bureaux de NATIONAL au Canada et de nos compagnies sœurs ailleurs dans le monde
• Forte adhésion aux valeurs de la Firme : qualité, innovation, engagement, respect, collaboration, intégrité et responsabilité
• Intérêt marqué pour l’innovation, les outils numériques et les nouvelles technologies (notamment l’IA)

Habiletés

• Solides compétences en communication (écrite et orale)
• Grande rigueur, autonomie et sens de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Tact, diplomatie et discrétion irréprochable
• Professionnalisme, proactivité et esprit d’équipe
• Souci du détail et sens de l’urgence
• Attitude et comportement professionnels
• Capacité de s’adapter aux diverses situations et cultures

Ce que nous offrons

• Poste à temps plein, du lundi au vendredi
• Horaire hybride : présentiel du lundi au jeudi, possibilité de télétravailler le vendredi
• Programme de transport en commun et BIXI en été
• Assurance collective et compte de soins de santé
• Accès au service Dialogue
• Programmes de santé et de mieux‑être
• Environnement stimulant et humain, avec activités sociales variées

Le Cabinet de relations publiques NATIONAL offre des solutions de communication créatives capables de mobiliser les gens dans la réflexion et l’action. Nous réunissons une équipe de 300 professionnels chevronnés, qui s'engagent à aider les organisations de toutes tailles et de tous les secteurs à comprendre leurs défis et leurs opportunités et à résoudre les problèmes auxquels elles sont confrontées. Depuis 49 ans, NATIONAL est au cœur des enjeux et des industries qui comptent, à créer le changement pour aujourd’hui et pour demain.

NATIONAL est la plus importante firme‑conseil en relations publiques au Canada, desservant des clients dans un large éventail de secteurs, avec des bureaux à Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Saint John, Halifax et Saint‑Jean. Son réseau comprend Time & Space, un chef de file en stratégie, analyse de données, planification et exécution média.

NATIONAL est une société d’AVENIR GLOBAL, la plus importante firme de communication mondiale de propriété canadienne, qui se classe parmi les 25 plus importantes firmes de communication au monde avec des bureaux dans 22 villes au Canada, aux États-Unis, en Europe et au Moyen‑Orient. Pour plus de renseignements sur NATIONAL, visitez notre site Web ou suivez‑nous sur LinkedIn.