Adjoint.e administratif.ve - remplacement de congé de maternité

Solmatech inc.; Repentigny; On-site; CAD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une entreprise en génie conseil recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le suivi des rapports de chantier, gérer la facturation mensuelle par projet, et soutenir le travail des chargés de projet. Le candidat idéal possède un diplôme en bureautique, d'excellentes aptitudes en communication et maîtrise la Suite Office. Ce poste offre un milieu de travail dynamique avec des horaires flexibles et des opportunités de développement professionnel.

Benefits

Ambiance de travail dynamique

Horaires flexibles

Développement professionnel

Qualifications

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
• Expérience pertinente en soutien administratif et en travail de bureau (atout).
• Excellente aptitude de révision et correction de document technique (génie civil).

Responsibilities

• Faire le suivi des rapports de chantier et des feuilles de temps.
• Effectuer la facturation mensuelle par projet.
• Préparer les ouvertures des dossiers techniques.

Skills

Communication

Organisation

Polyvalence

Initiative

Autonomie

Education

Diplôme d'études professionnel ou collégiale (AEC) en bureautique

Tools

Suite Office

Job description

Nous offrons une ambiance de travail dynamique, professionnelle, respectueuse et fort agréable. Notre taux de rétention du personnel s’explique par cette culture d’entreprise ainsi que par les conditions de travail que nous offrons soit, un milieu de travail stimulant, des horaires flexibles, un développement professionnel, une situation géographique dans une ville reconnue pour sa qualité de vie et nous faisons de la conciliation travail-famille une priorité.

Vous désirez contribuer à notre essor, faire partie d’une équipe où les défis seront intéressants et enrichissants, joindre une organisation où la qualité est au centre de nos préoccupations, alors nous désirons vous rencontrer!

Tâches et responsabilités

Faire le suivi des rapports de chantier et des feuilles de temps

• Retranscrire les informations pertinentes dans une base de données;
• Assurer le suivi des rapports de chantier des techniciens;
• Compiler divers tableaux;
• Compiler et préparer la facturation des clients.

Effectuer la facturation mensuelle (type de facturation par projet)

• Saisir les bons de commandes et les factures des fournisseurs;
• Préparer les ébauches des factures mensuels des projets en cours;
• Joindre les documents techniques reliés à la facture;
• Assurer le suivi des factures avec le client et le départementadministratif;
• Vérification chevauchement des heures (Ville de Montréal);
• Maintenir à jour le tableau de facturation mensuelle pour le Vice-président;
• Correction des factures antécédentes et préparation de facture finale;
• Classer les documents transmis aux clients dans les dossierstechniques.

Soutenir le travail des chargés de projets

• Préparer les ouvertures des dossiers techniques;
• Envoyer, par courriel, des rapports de chantier et de laboratoire auxclients;
• Rédiger et corriger des lettres;
• Préparer des offres de services;
• Rédiger et corriger les correspondances courantes;
• Fournir aux chargés de projets une mise à jour des dossiersnécessitant une attention particulière.

Réception & travail général de bureau

• Faire des photocopies;
• Relier des documents;
• Classement et archivage.

Scolarité et expérience

• Posséder un diplôme d'études professionnel ou collégiale (AEC) en bureautique ;
• Expérience pertinente en soutien administratif et en travail de bureau (atout);
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
• Expérience dans une firme de génie conseil sera considérée comme un atout;
• Excellente aptitude de révision et correction de document technique (génie civil);
• Excellente maîtrise de la Suite Office.

Habiletés et aptitudes

• Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles;
• Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins, établir la priorité dans le cadre d'une charge de travail exigeante, être polyvalent, prendre de l'initiative et faire preuve de souplesse;
• Excellente capacité d'apprentissage et débrouillardise;
• Rigueur et minutie exigée;
• Capacité à travailler de façon autonome et à collaborer au sein d'une équipe.