Adjoint(-e) administratif(-ve)

OCEAN; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise maritime canadienne recherche un adjoint administratif à Québec. Ce poste implique un soutien au vice-président exécutif, la gestion de calendriers, la rédaction de procès-verbaux, et la conformité linguistique des documents. Les candidats doivent posséder un diplôme en techniques administratives et avoir une expérience pertinente. Un excellent niveau en français et en anglais est requis, tout comme la maîtrise des logiciels Microsoft Office. L'entreprise offre une rémunération compétitive, des congés payés et d'autres avantages.

Benefits

Congés payés durant la période des Fêtes

Assurance collective

Régime de retraite avec cotisation de l’employeur

Programme de bonification annuelle

Possibilité de télétravail

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou secrétariat.
• Expérience pertinente dans un rôle similaire (atout).
• Niveau avancé en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Responsibilities

• Soutenir le vice-président exécutif dans ses tâches quotidiennes.
• Tenir à jour le calendrier du vice-président exécutif.
• Rédiger des procès-verbaux des rencontres.
• Assurer la conformité linguistique des communications.

Skills

Connaissance des logiciels de la Suite Microsoft Office

Traduction français-anglais

Autonomie

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Education

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou secrétariat

Job description

Emploi :
Adjoint(-e) administratif(-ve), Québec

Nous recherchons activement un adjoint administratif pour assurer le soutien au vice-président exécutif – affaires corporatives et partenariats et son équipe. Il sera également responsable de la conformité linguistique de l’ensemble des communications internes et externes de l’organisation. De plus, il pourrait être appelé à apporter un support administratif à l’équipe talents et culture.

• Emploi permanent
• Congés payés durant la période des Fêtes et semaines de vacances anticipées dès l’embauche
• Assurance collective (médicament, dentaire, vision, etc.)
• Programme d’aide aux employés gratuit et disponible pour toute la famille
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur
• Programme de bonification annuelle
• Possibilité de télétravail
• Équipements de travail fournis
• Club social et événements d’entreprise
• Bel environnement maritime au cœur du Vieux-Port de Québec

TES TALENTS SERVIRONT À RELEVER LES DÉFIS SUIVANTS:

• Soutenir le vice-président exécutif – affaires corporatives et partenariats (VPE-ACP) et son équipe dans la réalisation de diverses tâches quotidiennes.
• Tenir à jour le calendrier du VPE-ACP pour coordonner les réunions, les rendez-vous et les divers engagements internes et externes.
• Rédiger des procès-verbaux de certaines rencontres sur lesquelles siège le VPE-ACP.
• Créer les notes de frais du VPE-ACP et les soumettre pour approbation.
• Codifier les factures et assurer une vigie du budget de la vice-présidence exécutive – ACP.
• Assurer la conformité linguistique et le respect des gabarits de toutes les communications internes et externes de l’organisation, et en effectuer la traduction.
• Soutenir les équipes de développement des affaires en assurant la mise à jour des divers documents corporatifs (profils et CV corporatifs, notes biographiques, fiches de projet, fiches techniques jointes aux soumissions, présentations PowerPoint, etc.) et effectuer la collecte d’informations s’y rattachant.
• Créer et maintenir les documents de référence internes (entités légales, baux, lexiques maritimes, liste des certificats et des sociétés de classification, etc.).
• Effectuer la mise en page et la correction des diverses conventions collectives et autres documents administratifs.
• Organiser les réunions internes et externes pour les membres des équipes affaires corporatives et partenariats et effectuer les réservations nécessaires.
• Effectuer les réservations nécessaires en lien avec les divers déplacements du VPE-ACP ainsi que pour les membres des équipes affaires corporatives et partenariats.
• Maintenir à jour le calendrier de l’ensemble des événements externes (congrès, événements divers, tournois de golf, etc.) et en assurer la distribution à l’interne pour validation des participants.
• Participer et apporter son soutien aux activités prévues au système de gestion de la santé, sécurité et environnement.
• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou secrétariat ou autre formation pertinente
• Expérience pertinentes dans un rôle similaire (atout)
• Excellente connaissance des logiciels de la Suite Microsoft Office
• Langues : niveau avancé en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Habileté à effectuer des traductions (français-anglais / anglais-français)

Fondée en 1972, Groupe Océan est une entreprise florissante, inspirante et qui a le vent dans les voiles! Leader de l’industrie maritime canadienne, notre succès se fonde sur notre capacité à innover, notre volonté de toujours aller de l’avant et la diversité de nos services. Que ce soit du remorquage portuaire, des travaux maritimes, de la construction ou de la réparation navale, nous sommes très fiers des réalisations de notre main-d’œuvre spécialisée. Au sein de nos différentes équipes, nous retrouvons des employés dynamiques, passionnés et animés par une volonté de faire une différence. Nous favorisons un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux de notre environnement,reflétant ainsi nos valeurs d’excellence, d’intégrité et de respect.

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N.B.: Groupe Océan souscrit à un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les membres des Premières Nations et Inuits, ainsi que les personnes handicapées à poser leurs candidatures. L’utilisation du genre masculin vise à faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire. Nous croyons au principe d’équité en matière d’emploi et nous sommes ouverts aux mesures d’adaptation lors du processus de sélection.

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