Secretária Bilingue

Hiring; São Paulo; Presencial; BRL 400.000 +; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de gestão de recursos humanos em São Paulo contrata um(a) Assistente Administrativo(a) para apoiar o presidente e VPs. O papel envolve gerir rotinas administrativas, organizar reuniões e eventos, reservar viagens e controlar despesas. O candidato ideal deve ter habilidades de organização, uma excelente comunicação em inglês e experiência em atendimento ao cliente. O contrato será realizado por meio de terceirização, e os interessados devem enviar currículo, telefone e pretensão salarial para um e-mail específico.

Qualificações

• Experiência em rotinas administrativas e suporte ao alto escalão.
• Habilidade em comunicação e organização de eventos.
• Fluência em inglês é necessária.

Responsabilidades

• Gerenciar informações e rotinas administrativas para a alta direção.
• Organizar reuniões e eventos, garantindo os recursos necessários.
• Reservar viagens e controlar despesas.

Conhecimentos

Gestão de agendas

Comunicação em inglês

Organização de eventos

Controle de despesas

Atendimento ao cliente

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades

• Assessorar o presidente e VPs, gerenciando informações, rotinas administrativas e suas agendas interagindo com as secretárias da matriz e subsidiárias.
• Organizar reuniões desde o agendamento até a preparação do local, quando necessário, fazendo reserva de sala, garantindo os recursos necessários, incluindo para a realização de conferências com pessoas externas e da matriz, contatando participantes, providenciando coffee breaks.
• Organização de pequenos eventos departamentais, quando a área de eventos não atender, fazendo cotações de locais para o evento, buffet e material necessário para tal. Inscrições de participação dos diretores em seminários, eventos, cursos, feiras e congressos.
• Reserva de viagens (voos, hotéis, locação de veículos) do presidente e VPs.
• Receber e fazer ligações em inglês, quando necessário, dando destino correto às demandas.
• Auxiliar no controle de despesas de cartões corporativos, organizando os comprovantes e os entregando ao departamento financeiro de acordo com política interna.
• Fazer pedido de compras no sistema da empresa sempre que for necessário.
• Atender às políticas internas e procedimentos, orientando seus clientes quanto ao mesmo, de forma a garantir que a empresa esteja alinhada com suas condutas éticas e compliance.
• Realizar traduções (inglês-por-inglês) de materiais e conteúdo quando necessário.
• Dar apoio administrativo às compras diversas da presidência e VPs.
• Realizar controle de despesas dos itens comprados e fornecer relatórios sempre que solicitado.
• Realizar cadastro de fornecedores e pagamentos sempre que for necessário.
• Realizar análises e relatórios referentes às viagens, prestando contas budget x actual x forecast, sugerindo reduções e melhorias nesse processo, acompanhando e realizando o controle de despesas.
• Treinar seus clientes sempre que necessário em novas ferramentas implantadas na empresa.
• Essa posição terá um foco nas rotinas de RH: cadastro de fornecedores, pagamentos, controles, relatórios/dashboards, reservas de sala para eventos e treinamentos; envio de convites para eventos/treinamentos e controle de presença; suporte aos colaboradores em eventos/treinamentos; interação com fornecedores para alinhamentos de demandas.

O contrato é através de terceirização. Nas próximas entrevistas, teremos mais detalhe. Ao se candidatar, você está de acordo com este ponto.

Fique à vontade para enviar o seu currículo, telefone e pretensão salarial a: [e-mail]

Empresa de fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros.