Office Manager & Executive Assistant | Porto

MASSLAB; Porto; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Remuneração ajustada à experiência

Pacote de benefícios

Ambiente criativo e multicultural

Job summary

A MASSLAB está a recrutar um/a Office Manager & Executive Assistant para coordenar as operações do estúdio no Porto, em regime full-time e presencial. A função abrange gestão de escritório, apoio executivo aos partners e controlo financeiro, com foco em organização e conformidade.

Procuramos profissionais experientes, autónomos e organizados, com forte capacidade de prioridades, comunicação eficiente e fluência em PT-EN.

Qualifications

• Experiência comprovada em Office Management ou Executive Assistance.
• Gestão de orçamentos, negociação com fornecedores e conformidade administrativa.
• Organização e atenção ao detalhe.
• Capacidade de definição de prioridades e autonomia.
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Fluência em português e inglês, oral e escrita.

Responsibilities

• Supervisionar manutenção, organização e logística do escritório.
• Gerir receção, salas de reuniões e visitas ao estúdio.
• Coordenar fornecedores de limpeza, IT, software e material de escritório.
• Gerir stocks, contratos de serviços e conformidade legal.
• Organizar documentação administrativa, incluindo faturas, seguros e contratos.
• Gerir pagamentos a fornecedores.
• Acompanhar o orçamento operacional anual e preparar reportes mensais de custos para Finance e Controller.
• Gerir pedidos de suporte de IT e apoiar a organização de reuniões e eventos.
• Organizar viagens da equipa e gerir plataformas de mobilidade e despesas.
• Apoiar a logística de onboarding em articulação com a equipa de People.
• Gerir agendas, compromissos e correspondência dos partners.
• Organizar viagens e despesas dos partners.
• Coordenar reuniões com clientes e visitas ao estúdio.
• Assegurar o funcionamento diário do escritório com autonomia, rigor e capacidade de priorização.

Skills

Office management

Executive assistance

Vendor management

Organizational skills

Communication

Budget tracking

Tools

Microsoft Office

Job description

A MASSLAB está a recrutar um/a Office Manager & Executive Assistant para assumir a coordenação operacional do seu estúdio no Porto, numa posição full-time e presencial. A função combina gestão de escritório, controlo administrativo e financeiro, apoio à equipa e assistência executiva aos partners da empresa.

A oportunidade destina-se a profissionais experientes, autónomos e altamente organizados, com experiência comprovada em Office Management, Executive Assistance ou funções administrativas sénior. As candidaturas devem ser enviadas até 27 de setembro.

Responsabilidades:

• Supervisionar a manutenção, organização e logística do espaço de escritório;
• Gerir a receção, salas de reuniões e apoio a visitas ao estúdio;
• Coordenar fornecedores de limpeza, IT, software, material de escritório e outros serviços;
• Gerir stocks, contratos de serviços e requisitos de conformidade legal;
• Organizar documentação administrativa, incluindo faturas, seguros e contratos;
• Gerir pagamentos a fornecedores;
• Acompanhar o orçamento operacional anual e preparar reportes mensais de custos para Finance e Controller;
• Gerir pedidos de suporte de IT e apoiar a organização de reuniões e eventos;
• Organizar viagens da equipa e gerir plataformas de mobilidade e despesas;
• Apoiar a logística de onboarding em articulação com a equipa de People;
• Gerir agendas, compromissos e correspondência dos partners;
• Organizar viagens e despesas dos partners;
• Coordenar reuniões com clientes e visitas ao estúdio;
• Assegurar o funcionamento diário do escritório com autonomia, rigor e capacidade de priorização.

Requisitos:

• Experiência comprovada em Office Management, Executive Assistance ou funções administrativas sénior;
• Experiência no acompanhamento de orçamentos, negociação com fornecedores e conformidade administrativa;
• Excelente capacidade de organização e atenção ao detalhe;
• Capacidade comprovada para definir prioridades e trabalhar de forma autónoma;
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Elevado sentido de responsabilidade e fiabilidade profissional;
• Capacidade para gerir várias tarefas e prioridades num ambiente dinâmico;
• Fluência em português e inglês, oral e escrita;
• Conhecimentos avançados de Microsoft Office e/ou outras ferramentas de organização;
• Perfil estratégico, colaborativo e proativo;
• Forte capacidade de resolução de problemas.

Será valorizado:

• Experiência em ambientes empresariais de ritmo elevado;
• Conhecimentos de ferramentas de design.

Oferta:

• Posição full-time;
• Trabalho presencial no escritório da MASSLAB, no Porto;
• Remuneração ajustada à experiência comprovada;
• Integração numa equipa multicultural, dinâmica e criativa;
• Oportunidade de contribuir para projetos internacionais;
• Possibilidades de crescimento e desenvolvimento profissional;
• Pacote de benefícios;
• Ambiente de trabalho colaborativo, flexível e dinâmico no centro do Porto.