Personal Assistant

LHH Recruitment Solutions; Milano; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Ticket restaurant

Job summary

Assistente Family Office presso una holding internazionale con sede Milano centro, inserita in un team di assistenti per supportare la proprietà e le attività operative dell'ufficio. Contesto riservato, strutturato e altamente professionale, in presenza.

La posizione richiede esperienza in ruoli di Personal/Executive Assistant e Office Manager, ottima conoscenza di strumenti IT e inglese. Orario full time, sede Milano centro, con affiancamento iniziale al team esistente.

Qualifications

• Esperienza pregressa come Personal Assistant/Executive Assistant
• Buona conoscenza dell'inglese
• Ottima padronanza di Word, PowerPoint, Excel
• Esperienza amministrativa: note spese, rimborsi, fatture, archiviazione
• Alta precisione e organizzazione
• Riservatezza e discrezione

Responsibilities

• Gestione agenda, appuntamenti, trasferte e attività quotidiane della proprietà.
• Organizzazione viaggi e trasferte nazionali/internazionali, incluse prenotazioni.
• Gestione attività di personal assistant e servizi generali dell'ufficio.
• Gestione del personale domestico e documentazione amministrativa.
• Creazione di presentazioni e materiali di supporto.
• Accoglienza ospiti e supporto in riunioni ed eventi aziendali.

Skills

Assistente personale

Assistente esecutivo

Office Manager

Discrezione

Organizzazione

Education

Studi economici/amministrativi/contabili

Tools

Word

PowerPoint

Excel

Job description

Per holding internazionale con sede Milano centro , sono alla ricerca di una Assistant Family Office da inserire all'interno di un team di assistenti a supporto della proprietà e delle attività operative dell'ufficio. La figura entrerà in un contesto riservato , strutturato e altamente professionale, collaborando con assistenti e occupandosi di attività che spaziano dalla personal assistance all'office management.

Responsibilities

• Supporto alla proprietà nella gestione di agenda , appuntamenti, trasferte e attività organizzative quotidiane.
• Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali, incluse prenotazioni di voli, hotel, trasferimenti e predisposizione degli itinerari.
• Gestione di attività di personal assistance , quali prenotazione di visite mediche, ristoranti, eventi e altre necessità personali e familiari.
• Gestione del personale domestico.
• Registrazione e gestione di note spese , rimborsi , documentazione amministrativa e fatture .
• Gestione, archiviazione e aggiornamento della documentazione sia in formato cartaceo sia digitale.
• Preparazione, aggiornamento e formattazione di presentazioni , documenti e materiali di supporto.
• Coordinamento delle foresterie e supporto logistico per ospiti e collaboratori.
• Gestione dei servizi generali dell'ufficio, degli acquisti di cancelleria e delle forniture aziendali.
• Accoglienza ospiti e supporto nell'organizzazione di riunioni , eventi aziendali e pranzi di lavoro.
• Supervisione dell'ordine e dell'efficienza degli spazi di lavoro , garantendo il corretto funzionamento delle attività quotidiane dell'ufficio.
• Ordine e aggiornamento del database aziendale Editing grafico, impaginazione
• Creazione di brochure, cataloghi, locandine
• Aggiornamento dei contatti dei fornitori del Presidente
• Gestione delle comunicazioni in entrata/uscita
• Traduzioni di documenti e comunicazioni

Your Profile

Requisiti

• Esperienza pregressa nel ruolo di Personal Assistant, Executive Assistant , Office Manager o Family Office Assistant.
• Buona conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)
• Ottima padronanza degli strumenti IT ( Word , PowerPoint , Excel ).
• Esperienza nella gestione di attività amministrative quali note spese, rimborsi, fatture e archiviazione documentale.
• Elevata precisione , attenzione al dettaglio e capacità organizzativa
• Riservatezza , discrezione e forte senso di responsabilità nella gestione di informazioni confidenziali.
• Costituisce titolo preferenziale un percorso di studi in ambito economico, amministrativo o contabile .

Cosa offre l'azienda

• Contratto : tempo determinato di un anno a scopo assuntivo o indeterminato.
• RAL : compresa tra €40.000 e €50.000, commisurata all'esperienza maturata nel ruolo.
• CCNL : Chimico Industria.
• Ticket restaurant: €9 al giorno.
• Bonus : sistema premiante discrezionale.
• Sede di lavoro : Milano centro.
• Modalità di lavoro : attività svolta interamente in presenza; non è previsto smart working.
• Orario di lavoro: full time con flessibilità oraria in entrata e in uscita
• Inserimento: previsto un percorso di affiancamento in collaborazione con il team di assistenti già presente in azienda.