Executive Assistant

Rdpeople; Milano; In loco; EUR 42.000 - 65.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Rdpeople cerca una figura di Executive Assistant/Office Manager per presidiare l’operatività quotidiana e supportare la Famiglia e il management di un Family Office milanese. Lavorerai a stretto contatto con la Famiglia, con autonomia e riservatezza, in un contesto imprenditoriale snello.

La posizione richiede esperienza pluriennale, laurea preferibile in discipline economiche o umanistiche, eccellente inglese, e padronanza degli strumenti Office; contratto a tempo indeterminato e presenza a

Competenze

• 4-5 anni di esperienza come Executive Assistant/Management Assistant/Office Manager o ruoli affini.
• Laurea preferibile in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o umanistiche.
• Ottimo inglese scritto e parlato.
• Milano centro, prevalentemente in presenza.
• Contratto a tempo indeterminato.
• Padronanza di Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams e strumenti digitali di collaborazione.
• Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e conformità agli standard di riservatezza.

Mansioni

• Executive support: gestione agende azionisti e management, riunioni, trasferte ed eventi.
• Presidio dei processi: procedure, flussi autorizzativi, tracker e scadenze.
• Governance e stakeholder: rapporti con banche, gestori, investitori e studi professionali.
• Documentazione e archiviazione: data room, firma elettronica e archiviazione accurata.
• Office management: fornitori, spazi, servizi e note spese.

Conoscenze

Executive support

Stakeholder management

Office management

Outlook/Office 365

Data privacy awareness

Formazione

Laurea in economia/giuridica/linguistica/umanistica

Strumenti

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Descrizione del lavoro

Ci sono ruoli in cui sei una persona che esegue. E ce ne sono altri in cui sei il punto su cui tutta la struttura si appoggia.

Questo è il secondo tipo.

Per un Family Office milanese — una struttura snella che gestisce e sviluppa il patrimonio della famiglia proprietaria con un approccio imprenditoriale agli investimenti — cerchiamo la persona che terrà insieme l'operatività quotidiana. Non un ruolo di supporto generico: un presidio. Lavorerai a stretto contatto con la Famiglia e il management, con ampia autonomia e la riservatezza assoluta che un contesto come questo richiede.

Di cosa ti occuperai

• Executive support — agende degli azionisti e del management, riunioni, Consigli di Amministrazione, trasferte ed eventi, con la preparazione documentale che li rende efficaci. Filtrerai le informazioni e terrai il filo dei follow-up.
• Presidio dei processi — procedure, flussi autorizzativi, tracker e scadenziari. E la libertà di segnalare cosa non funziona e proporre come migliorarlo: qui le idee pratiche di chi vive l'operatività contano davvero.
• Governance e stakeholder — rapporti operativi con banche, gestori, investitori, studi legali, commercialisti e notai. Sarai il volto organizzativo del Family Office verso l'esterno.
• Documentazione e scadenze — archivi digitali, data room, firma elettronica, scadenze societarie del Family Office e delle partecipate. Accuratezza e classificazione corretta, sempre.
• Office management — fornitori, spazi, servizi, note spese e tutto ciò che serve perché l'ufficio funzioni senza attriti.

Chi stiamo cercando

• 4-5 anni come Executive Assistant, Management Assistant, Family Office o Operations Coordinator, Team Assistant o Office Manager
• provenienza preferibile da Family Office, società di investimento, Private Equity, Asset o Wealth Management, Private Banking, studi professionali internazionali, consulenza o contesti imprenditoriali strutturati
• abitudine a supportare direttamente imprenditori, azionisti o top management
• laurea, preferibilmente in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o umanistiche
• ottimo inglese scritto e parlato
• piena padronanza di Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams e degli strumenti digitali di collaborazione, archiviazione e firma elettronica
• esperienza consolidata nella gestione di informazioni sensibili, con la consapevolezza degli standard che questo comporta
• Milano centro, prevalentemente in presenza
• contratto a tempo indeterminato
• un ruolo centrale in una realtà imprenditoriale snella, con spazio reale per ampliare progressivamente il proprio contributo

L'annuncio è rivolto a candidati di entrambi i sessi (L. 903/77 e L. 125/91) e a persone di tutte le età e nazionalità (D.Lgs. 215/03 e 216/03). I dati saranno trattati ai sensi del Reg. UE 2016/679.