Assistant Administratif jobs in United Arab Emirates

Fiche de poste : Assistant(e) Administratif(ve)

1. Travail administratif académique et départemental
   • Réalisation de tâches administratives en lien avec le fonctionnement de l'académie et des départements (courriers, invitations, convocations, classement, archivage, déclarations préfecture).
   • Gestion des fournitures de l'académie (suivi du stock et commandes aux fournisseurs selon un budget prédéfini).
   • Relations avec les fournisseurs (demande de devis, appels d'offres).
2. Vie Associative
   • Répondre aux questions des présidents d'Apel d'établissement sur les statuts, les AG.
   • Orienter les membres du bureau vers les bons interlocuteurs.
   • Informer sur les subventions, projets, formations, et activer les membres dans l'espace privé de l'Apel nationale.
3. Gestion des adhésions
   • Prise de contact, mise en forme, traitement des fichiers d'adhérents, relances, facturation, encaissement, et relance en lien avec les trésoriers.
4. Préparation des événements
   • Organisation et gestion des convocations, inscriptions, documents pour les AG, conseils d'administration, congrès, formations, événements, concours.
   • Organisation logistique, organisation des déplacements, suivi des formations et des concours.
   • Présence et organisation lors des événements, conseils, assemblées, messes de rentrée, sessions et congrès.
5. Service Information et conseils aux familles (ICF)
   • Réponse aux questions, animation du réseau, organisation de rencontres, formations, suivi des dispositifs existants, organisation des commissions d'appel.
6. Réseau d'animation Pastorale (RAP)
   • Mise en place, organisation et suivi des actions, animations, événements et concours.

• Autonomie, organisation rigoureuse, respect des délais, définition des priorités.
• Discrétion, conseil sans ingérence, connaissance des procédures internes et de l'organisation de l'Apel.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), qualité rédactionnelle, esprit de synthèse.
• Aisance téléphonique, écoute active, empathie, impartialité, gestion du stress, capacité à prendre la parole en public.

• Saisie des virements, gestion des fournitures (suivi du stock et commandes).