Assistant administratif

THE CALLING; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence créative à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les tâches administratives et supporter les services généraux. Ce poste requiert une expérience de 3 à 5 ans, une excellente maîtrise des outils bureautiques et un sens aigu de l'anticipation. La culture d'entreprise valorise la diversité et l'engagement, offrant un environnement inclusif.

Qualifications

• Minimum 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Idéalement en agence de publicité ou environnement créatif.

Responsabilités

• Gérer les tâches administratives et logistiques.
• Superviser les fournisseurs et gérer les contrats.
• Assurer le support en gestion comptable.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

Capacité rédactionnelle

Anticipation

Gestion d'informations sensibles

Leadership

Formation

Bac +3 / 5 en assistanat de direction ou gestion

Outils

Office 365

Google Workspace

Trello

Description du poste

Créé en 2006, ORA est une référence incontestable sur le marché du merchandising et de la PLV. Expert en marketing opérationnel & visual merchandising dans l’univers du luxe et de la distribution sélective, l’entreprise est leader sur le marché du Travel Retail.

Soucieux de la qualité du travail réalisé, les collaborateurs ORA sont pleinement investis dans leurs fonctions. Ils forment une équipe unie, performante, appliquée à la satisfaction des clients de l’entreprise.

Opérant pour l'ensemble du groupe, le.a futur.e assisant.e administratif.ve assurera la bonne gestion administrative et logistique de notre agence sur Paris et interviendra en support auprès des services généraux sur différents sujets administratifs pour le Groupe, dont le siège social est localisé sur Sartrouville (2 jours / semaine sur Paris ; 3 jours / semaine sur Sartrouville)

Au sein de l agence The Calling, située à Paris, les missions (non exhaustives) seront les suivantes :

Gestion administrative et office management

• Réception et traitement du courrier
• Classement et archivage des documents (étiquetage, rangement …)
• Gestion des différentes interventions (plomberie, serrurerie, climatisation, etc.)
• Supervision informatique (y compris serveurs) en lien avec l'équipe IT
• Gestion des stocks : fournitures de bureau, achats alimentaires, cadeaux clients
• Organisation de l'onboarding des nouveaux salariés
• Support en gestion comptable

Office management et gestion des fournisseurs des sites

• Identifier et gérer les relations avec nos fournisseurs internes
• Assurer le suivi des contrats, commandes et paiements et assurer le lien avec le service comptable
• Mettre à jour la base de données fournisseurs.

Profil recherché

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365, Google Workspace, Trello, etc.)
• Très bonne capacité rédactionnelle et esprit d’analyse
• Bonne compréhension des enjeux et de la gestion d’agence

Qualités personnelles :

• Grande autonomie, rigueur et sens de l’anticipation
• Capacité à gérer des informations sensibles avec diplomatie
• Forte implication, sens des responsabilités et proactivité
• Leadership, écoute et pédagogie

Formation & expérience :

• Bac +3 / 5 en assistanat de direction, gestion ou équivalent
• Expérience confirmée (minimum 3 à 5 ans) dans un poste similaire, idéalement en agence de publicité, de communication ou dans un environnement créatif exigeant

Poste en CDI.

Notre Promesse

La diversité au sein des collaborateurs ORA renforce nos savoir-faire et participe à la création de richesses et de valeurs du groupe.

Nous accueillons, valorisons et mettons en lumière tous les types de profil. Notre groupe se veut inclusif et non discriminant.

Une forte culture d’entreprise qui s’appuie sur nos valeurs : la passion, la confiance, la créativité, et l’engagement