Secrétaire technique (H/F)

Hexaom; Vert-Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise en construction recherche un(e) Secrétaire Technique pour assister le Responsable Enquêteurs Terrains au sein de l'équipe. Les responsabilités incluent la planification des visites techniques, le suivi des dossiers ainsi que la gestion des communications internes. Le candidat idéal a de bonnes compétences en Excel et Word, et doit être capable de travailler sous pression tout en maintenant une bonne présentation.

Qualifications

• Savoir travailler sous pression et respecter des délais serrés.
• Capacité d'analyse et d'initiative.
• Bonne présentation et élocution.

Responsabilités

• Assister le Responsable Enquêteurs Terrains dans ses missions.
• Planifier les rendez-vous pour les visites techniques.
• Gérer l'accueil téléphonique du service.
• Tenir à jour les tableaux de suivi des dossiers.

Connaissances

Utilisation d'Excel

Utilisation de Word

Organisation et planification

Rédaction de documents

Gestion de la confidentialité

Techniques d'accueil

Description du poste

• Assister le Responsable Enquêteurs Terrains dans ses missions.
• Réceptionner, enregistrer et contrôler les dossiers de demandes de visites techniques afin de planifier les rendez‑vous. (relancer le commerce en cas de pièces manquantes).

Participer aux Réunions du service Enquêteurs Terrains, alimenter le tableau de suivi des dossiers en cours, relancer les agences en cas de demande de pièces complémentaires.

Communiquer aux différents services l’évolution des dossiers.

Tenir à jour le tableau des contre visites terrain à effectuer par les Enquêteurs Terrains.

Saisir et diffuser les différents courriers, notes et nouveaux supports écrits se rapportant au service.

Commander les différentes demandes de fourniture ou matériel pour le service, avec l’accord de la Direction Régionale (ex : décamètre…jalons…)

Effectuer un suivi avec statistiques sur l’activité du service Enquêteurs Terrains.

Gérer les demandes de congés sur Notys pour le service.

Renseigner Sisca (nom enquêteur, date de demande de VT, date contre VT et suivi des dossiers).

Assurer l’accueil téléphonique du service.

Assister le Responsable Enquêteur Terrains dans la mise en place de formation pour le service ou pour le commerce. (Powerpoint, préparation des documents, de la salle, envoi des invitations…)

Des compétences techniques.

• Connaître les logiciels courants Excel, Word et savoir utiliser les réseaux de communication.
• Connaitre l’organisation du service et ses partenaires.
• Savoir organiser et planifier ses activités.
• Savoir rédiger des courriers, documents, notes ou comptes rendus pour le service Enquêteurs Terrains.
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
• Savoir trier, hiérarchiser et classer les documents utiles pour le service.
• Appliquer les procédures administratives de la structure.
• Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil.
• Savoir restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse.

Des qualités personnelles.

• Capacité de travailler dans des délais serrés.
• Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse.
• Bonne élocution et présentation.
• Esprit d'organisation.
• Avoir des qualités relationnelles.
• Savoir anticiper.

Postuler à l'offre Secrétaire Technique (H/F)

Prénom (facultatif)

Ville (facultatif)

Votre message ...

Joindre votre CV

Poids maximal 2MO. Format PDF, JPEG,PNG

Parcourir Aucun fichier sélectionné

Joindre votre lettre de motivation (facultatif)

Poids maximal 2MO. Format PDF, JPEG,PNG

Parcourir Aucun fichier sélectionné

Vos informations sont traitées par HEXAOM et transmises à un conseiller commercial qui vous contactera afin de répondre à votre demande. Les plans et images présentés sur notre site sont la propriété d’HEXAOM et ne peuvent pas être reproduits sans son accord. Pour retrouver notre politique de protection des données personnelles et exercer vos droits conformément à la « loi informatique et liberté » cliquez-ici.

Cette offre ne correspond pas à votre recherche ?

Au delà des offres d'emploi, les opportunités de travailler ensemble naissent selon les projets de l'entreprise. Vous êtes motivés et vous sentez légitimes pour rejoindre le groupe, transmettez-nous votre candidature.