Secrétaire pédagogique H / F

UNIVERSITE PARIS SACLAY; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande institution universitaire dans la région de l'Île-de-France recherche un agent administratif pour le secrétariat du département informatique. Les missions incluent la gestion des dossiers étudiants, l'organisation des cours et examens, et le suivi pédagogique. Le candidat idéal doit faire preuve de bonnes compétences en communication, être à l'aise avec l'anglais, et avoir une expérience dans la gestion administrative. Ce poste offre la possibilité d'effectuer des jours de télétravail et plusieurs avantages liés au bien-être au travail.

Prestations

Activités culturelles et sportives

Possibilités de restauration

Accompagnement au développement professionnel

Télétravail possible

Qualifications

• Compréhension du fonctionnement des parcours de formation LMD.
• Expérience en gestion du secrétariat ou administratif appréciée.
• Capacité à travailler en équipe et en relation partenariale.

Responsabilités

• Gérer le suivi administratif des parcours de M1 et M2 en Informatique.
• Organiser les plannings de cours, examens et jurys.
• Assurer le suivi pédagogique et la gestion des dossiers d'inscription.

Connaissances

Gestion administrative

Communication écrite et orale

Utilisation des outils bureautiques

Anglais

Formation

Diplôme en gestion ou domaine connexe

Description du poste

Missions principales de l’agent·e :

• Assurer la gestion et le suivi administratif du secrétariat des parcours de M1 et M2 mention Informatique, environ une centaine d’étudiants.
• Gestion des dossiers de candidature
• Planning cours, examens et jurys, réservation des salles
• Suivi pédagogique sur Apogée
• Correspondante Apogée
• Mise en œuvre des procédures d’évaluation des cours
• Collecte, diffusion et suivi des offres de stage, élaboration des conventions
• Enquête sur le devenir des étudiants
• Accueil, information et orientation des étudiants
• Relations avec les différents acteurs internes et externes (enseignants, laboratoires, entreprises).
• Collecter, traiter, contrôler, conserver et diffuser des informations relatives au master et aux échanges internationaux, constituer des dossiers documentaires, aide à l’élaboration des maquettes
• Assurer la transmission des informations entre le département informatique et la division des formations de l’UFR
• L’agent sera amené également en fonction des contraintes du service à gérer les dossiers d’heures complémentaires des vacataires extérieurs

Connaissance, savoir :

• Notions de base sur le fonctionnement des parcours de formation LMD
• Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande
• Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieure en France et en Europe, de l’organisation et du fonctionnement des EPSCP et l’établissement
• Anglais : compréhension écrite et orale : niveau II, expression écrite et orale : niveau II

Savoir-faire :

• Utiliser les modes de communications écrites et orales (électronique, téléphone,......)
• Utiliser les outils bureautiques – Analyser et gérer les demandes d’informations
• Rédiger des documents simples d’information et de communication
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• E campus

Savoir-être :

Travailler en équipe et en relation partenariale. La personne recrutée exercera son activité au sein du département enseignement informatique sous la responsabilité du vice président enseignement. Elle s’intègrera dans une équipe de 8 personnes impliquées dans les secrétariats pédagogiques des formations organisées par le département informatique. Elle sera en charge de parcours de masters mention informatique site d’Orsay. Elle répondra aux demandes des responsables des spécialités du master. Du fait de l’orientation professionnalisant et recherche des masters concernés, elle interagira avec les laboratoires de recherche et entreprises (stages), et aussi avec les différents acteurs impliqués dans les relations internationales au niveau du département, et de l’UFR des Sciences.

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https : / / www.universite-paris-saclay.fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Avantages :

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.