Secrétaire médicale au service des soins non programmés

ELSAN; Nancy; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé régional recherche un(e) secrétaire médical(e) pour rejoindre leur équipe dynamique à Nancy. Le candidat idéal devra gérer divers aspects administratifs tout en assurant une excellente communication avec les patients et le personnel. Les activités incluent l'accueil des patients, la gestion des dossiers et la coordination avec les équipes médicales. Ce poste de jour en 12 heures offre un bon environnement de travail et des opportunités de formation.

Prestations

Prime de fin d’année

Formation continue

Restaurant d'entreprise

Parking

Qualifications

• Diplôme de secrétaire médicale nécessaire.
• Expérience dans un environnement médical souhaitée.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer le stress.

Responsabilités

• Accueillir et rassurer les patients.
• Gérer les dossiers administratifs.
• Travailler en coordination avec l'équipe soignante.
• Assurer la facturation des dossiers.

Connaissances

Hiérarchiser les activités

Maîtriser les outils bureautiques

Savoir gérer les situations conflictuelles

Excellente communication

Gestion du stress

Formation

Baccalauréat professionnel ou BTS

Outils

Word

Excel

Power Point

AS400

Description du poste

Qui sommes-nous ?

L'Hôpital Privé Nancy-Lorraine résulte du regroupement de la Polyclinique de Gentilly et de la Clinique Ambroise Paré en octobre 2022. Notre établissement compte plus de 900 professionnels de santé, avec près de 500 lits et places. Nous assurons la prise en charge de plusieurs activités chirurgicales et médicales : services de médecine polyvalente, de réanimation, de chimiothérapie ambulatoire, d'un pôle cancérologie, d'un parcours de soins spécifique en pathologie cardio-vasculaires, d'un SSR Cardiologique, d'un centre de dialyse et d'un service premiers soins "MEDICA".

Découvrez les spécificités de notre établissement sur notre site : https://www.elsan.care/fr/hopital-prive-nancy-lorraine

Organisation

• Accueil physique des patients, pompiers, ambulanciers, famille …
• Création du dossier administratif et gestion des dossiers informatiques
• Mise à jour des tableaux de garde et d’astreintes des médecins
• Surveillance de la salle d’attente
• Gestion des stocks et commandes diverses
• Remplacement des collègues dans la continuité du service
• Récupération et traitement de divers courriers

Gestion administratives

• Classer les différentes pièces du dossier
• Assurer le tri et classement du courrier journalier
• Réapprovisionnement des formulaires administratifs au niveau du service
• Transférer les dossiers avec les patients si nécessaire en vérifiant que toutes les pièces s’y trouvent
• Archiver les dossiers selon les procédures
• Transférer les données reçues sur forme papier dans les applications informatiques correspondantes pour les destinataires très différents : médecins, administration, ministère (PMSI)

Coordination

• Travailler en coordination étroite avec l’équipe soignante et les différents intervenants de l’établissement
• Travailler en coordination avec les partenaires extérieurs comme les ambulanciers (etc.)
• S’assurer du départ du patient avec tous les éléments nécessaires (radio, arrêt de travail, ordonnance etc.)
• S’assurer du moyen de transport de retour du patient

Facturation

• Assurer la facturation des dossiers UFO (unité forfaitaire)

Relation et communication

• Accueillir, rassurer le patient et expliquer le fonctionnement de l’unité
• Informer le patient et son entourage selon son domaine de compétences en respectant les règles de déontologie et de respect professionnel
• Orientation du patient / Évaluation de l’urgence de sa demande
• Transmission des demandes / des renseignements
• Assurer l’accueil téléphonique : réception, écoute, analyse des demandes
• Gestion du stress des patients et des familles

Et si on parlait des petits plus du poste ?

• Poste de jour en 12 heures (2 jours/semaine)
• Salaire en fonction du profil
• Prime de fin d’année (correspondant 1.5 mois de salaire) à partir de 3 mois de présence
• Primes SÉGUR (206 € bruts mensuels)
• Un très bon accueil dans l’équipe, avec le tutorat adéquate pour une prise de poste idéale
• Formation des collaborateurs ELSAN via l’université ELSAN. Ces formations sont ouvertes à tous les salariés du groupe : https://www.elsan.care/fr/universite-elsan/formations-elsan
• Restaurant d'entreprise
• Un accès à l'offre CE
• Parking

Qualification

Le métier de secrétaire médicale est accessible à partir des formations de niveau IV (baccalauréat professionnel) ou de niveau III (BTS), acquises par la formation initiale ou continue.

Connaissances

• Le règlement intérieur de l’établissement
• La charte de la personne hospitalisée, la charte de l’enfant hospitalisé et la charte Romain Jacob
• Les règles et mesures de sécurité en matière d’ergonomie du poste de travail
• Les pathologies des services ainsi que le vocabulaire médical s’y afférent
• L’ageographie des locaux
• Les règles d’éthique et de déontologie

Compétences requises

• Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser selon l’urgence, l’importance des tâches et l’organisation optimale du temps (le sien propre et celui des autres) pour les réaliser
• Utiliser et maîtriser les outils bureautiques (logiciels, traitement de texte, internet, intranet)
• Se exprimer clairement vis-à-vis des différents interlocuteurs divers et variés
• Renseigner (dans l’amplitude de ces compétences) accueil direct ou téléphonique
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
• Prendre des notes rapidement
• Gérer les situations conflictuelles

Savoir-faire

• Logiciels informatiques : Word, Excel, Power Point ….
• Maîtrise des outils internes de planification
• Maîtrise AS400, CDR, RESURGENCE …

Savoir-être

• Discrétion et respect du secret professionnel (confidentialité et intimité du patient)
• Respect de l’autre, Éthique
• Sens relationnel et de l’accueil : patient et sa famille, l’équipe soignante, hiérarchie
• Adaptabilité, motivation et implication
• Méthodique, rigoureuse, disponible, organisée, esprit de synthèse
• Capacités d’écoute, de concentration, d’organisation, de rigueur et d’adaptation
• Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical
• Aptitude à travailler en équipe
• Gestion du stress et de l’agressivité, maîtrise de soi, tact et diplomate
• Gestion des flux et de la rotation des patients

Vous vous reconnaissez dans ces prérequis ?

Vous souhaitez intégrer un groupe en plein essor qui offre des opportunités de carrière ?

Elsan favorise la mobilité interne et la recommandation de compétences (prime de parrainage/cooptation), notre clinique offre un large choix de service médicaux présentant de belles opportunités d'évolutions et de développement de vos compétences !

Notre nouveau programme immobilier, destiné à redonner un vrai coup de jeune à nos cliniques a été pensé pour faciliter et favoriser la prise en charge et le parcours patients dans les meilleures conditions possibles aussi bien sur l’aménagement des locaux que sur les équipements.

Rejoignez nous ! De belles opportunités vous attendent !