Responsable scolarité de la School of AI

Université PSL; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de renommée recherche un coordinateur administratif pour la Paris School of AI. Le candidat doit avoir un minimum Bac+3 et une expérience dans un service de scolarité, avec une maîtrise des logiciels de gestion. Le rôle implique de coordonner les activités, d'encadrer une équipe, et de garantir le bon fonctionnement des procédures administratives. Ce poste est idéal pour quelqu'un ayant un esprit d'initiative et une capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Minimum Bac+3 ou équivalent grâce à l'expérience.
• Expérience nécessaire dans un service de scolarité universitaire.
• Utilisation d'au moins un logiciel de scolarité.

Responsabilités

• Coordonner les activités administratives de la Paris School of AI.
• Encadrer une équipe de support à la scolarité.
• Établir et contrôler les règles et procédures.

Connaissances

Gestion de projet complexe

Anglais courant

Maîtrise du logiciel Excel

Capacité à travailler en équipe

Esprit d'initiative

Organisation et rigueur administrative

Formation

Bac+3 ou équivalent

Outils

Logiciels de scolarité

Description du poste

À propos de nous

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

Composée de 13 établissements (Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, Ecole des Arts Décoratifs - PSL, Ecole nationale d'architecture Paris - Malaquais - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL), 2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires.

PSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.

Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.

Pour plus d’informations : www.psl.eu

Mission

Missions Principales

Au sein de la direction de la Paris School of AI, la personne recrutée assurera la coordination des activités administratives et de scolarité, en lien direct avec les directeurs des études/formations, les services administratifs de l’Université PSL et ses établissements partenaires et composantes.

Missions De Scolarité

• Encadrer une équipe de support à la scolarité
• Management de l’équipe
• Paramétrage de l'outil de scolarité
• Proposition et conception des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
• Information et accompagnement dans leurs démarches des étudiants et des enseignants
• Assurer le lien avec les partenaires de la formation
• Contribuer à la communication et à la promotion des formations de Paris School of AI, à l’échelle nationale et internationale.
• Participer à l’organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, pré-rentrées, événements de la Paris School of AI ou impliquant ses étudiants, etc.

Missions De Pilotage Et Developpement

• Etablir et contrôler l’application des règles et des procédures
• Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d’indicateurs, production des bilans statistiques (pour le pilotage des formations)
• Soutenir les démarches qualité
• Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées aux recrutements et à la gestion de la masse salariale
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
• Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions

Profil

• Niveau d’études minimum requis : Bac+3 ou équivalent grâce aux expériences antérieures
• Avoir une expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire (expérience d’utilisation d’au moins un logiciel de scolarité)

Connaissances Indispensables

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur, en particulier des programmes internationaux.
• Réglementation des cursus académiques en France et dans un contexte européen (Bologne, ECTS, etc.)
• Anglais courant (lu, écrit, parlé) pour collaborer dans un environnement international.
• Maîtriser les techniques de gestion de projets complexes
• Encadrer une équipe : animation, coordination et suivi des missions.
• Élaborer des supports d’aide à la décision et structurer des rapports analytiques.
• Utiliser efficacement les outils numériques et logiciels de gestion de scolarité.
• Esprit d’initiative et capacité à travailler dans un environnement en constante évolution.
• Aptitude à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs, partenaires industriels).
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Autonomie et anticipation
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Discrétion et rigueur
• Ingénierie de formations (maquettage, création d’emploi du temps, etc.) et mise en œuvre des décisions de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société ainsi que des directeurs de parcours
• Expérience obligatoire d’un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l’enseignement supérieur
• Excellente maîtrise du logiciel Excel
• Expériences des outils de gestion et de communication informatiques (ex. échanges avec les communautés et usagers étudiants, enseignants, candidats, etc.)
• Expérience des procédures dans la gestion administrative d’une structure d’enseignement
• Capacité à planifier les activités et les échéances
• Capacité à gérer des urgences (environnement pouvant connaître des « crises »)
• Réalisation de synthèses et de documents
• Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles

Conditions D'emploi

• Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat
• Non titulaires de la fonction publique : CDD de 36 mois renouvelable
• Déplacements ponctuels

Référence de l'offre : en31ct06nb