Responsable Administratif H / F

Observatoire de Paris | PSL; Île-de-France; Sur place; EUR 27 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public de recherche en Île-de-France recherche un responsable administratif pour gérer l'équipe administrative et assurer le pilotage de projets de recherche au sein d'un environnement scientifique. Le candidat idéal aura une forte expérience en management, ainsi que des compétences en finance et en réglementation budgétaire. Environnement de travail dynamique, avec des interactions fréquentes avec diverses parties prenantes.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative dans un environnement de recherche.
• Capacité à organiser des processus de travail complexes.
• Compétences en rédaction de documents administratifs et de synthèse.

Responsabilités

• Gérer l'équipe administrative de l'unité mixte de recherche.
• Assurer le pilotage administratif et le suivi des budgets.
• Conseiller le directeur sur les stratégies administratives et financières.

Connaissances

Management d'équipe

Communication

Connaissances en réglementation budgétaire

Gestion de projet

Anglais (B1-B2)

Formation

Diplôme de l'enseignement supérieur

Outils

SIFAC

GESTLAB

Description du poste

Contexte

Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en 1666 , lors de la première séance, que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, qui deviendra l'actuel Observatoire de Paris.

L’Observatoire de Paris-PSL se situe à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay (Cher). Vous serez basé à Paris 14ème avec quelques déplacements à Meudon.

Structure et localisation

Le poste est situé au sein du Laboratoire d’étude de l’Univers et des phénomènes eXtrêmes (LUX). Implanté sur les sites Parisien et Meudonnais de l’Observatoire de Paris ainsi que le campus de Jussieu de Sorbonne Université, le LUX est une Unité Mixte de Recherches de l’Observatoire de Paris, du CNRS et Sorbonne Université. Il compte environ 120 personnes (~ 55 chercheurs, ~ 27 ITA / BIATSS, ~ 25 doctorants, ~ 10 post-doctorants).

Son budget annuel est de 2,2 M€ environ, réparti entre 700 k€ gérés par l’Observatoire de Paris, 1,6 M€ gérés par le CNRS et 20 k€ par Sorbonne Université.

Vos responsabilités

Placée sous l’autorité du directeur du laboratoire, vous serez responsable de l’équipe administrative composée de 5 personnes, et ferez partie intégrante de l’équipe de direction.

Missions principales

Le responsable administratif H / F de l’Unité Mixte de Recherche (UMR) assure le pilotage administratif (finances, ressources humaines, partenariats) de cette unité de recherche dans un environnement multi-tutelles. Il / elle conseille le Directeur de l'unité dans ses fonctions et assure l'organisation et la coordination du pôle administratif, comprenant des activités financières et en lien avec les ressources humaines. Il / elle est un interlocuteur essentiel des services centraux pour le suivi des ressources du laboratoire.

• d’encadrer et animer le pôle administratif, composée de 6 agents, dans un souci permanent de cohésion, d’efficience et d’évolution du service
• de conseiller la direction et de la représenter auprès des partenaires internes et externes et des tutelles
• d’établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution, et en faire le suivi et l’optimisation
• de concevoir et mettre en place des indicateurs de pilotage et d'aide à la décision, permettant de fiabiliser les tableaux de bord du laboratoire
• de contrôler l'application des règles et procédures administratives et juridiques des trois tutelles.
• de répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens du laboratoire
• de mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
• d’organiser la mise en place, le suivi et la justification des contrats et des conventions de recherche du laboratoire (environ 35 contrats).
• d’élaborer et rédiger des notes d'information, des comptes rendus de réunion, des documents de synthèse
• d’assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
• d’assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Votre profil

Le candidat retenu saura se positionner comme un facilitateur au sein du laboratoire comme des autres structures. Il sera reconnu par l’ensemble des acteurs de l’environnement scientifique pour sa capacité à organiser les processus de travail dans le cadre des règles de gestion administrative et financière de l’établissement, mais aussi des autres tutelles, en prenant en compte les enjeux portés par la communauté de recherche. Il disposera d’aptitudes fortes pour le management d’équipe et d’un sens du relationnel affirmé.

Compétences

Vous possédez des connaissances générales de l’organisation, du cadre réglementaire et des enjeux liés à l’Enseignement supérieur et de la Recherche, des connaissances en matière de réglementation budgétaire et de commande publique, ainsi qu'en gestion de contrats de recherche.

Vous maîtrisez l’anglais – niveau B1 à B2 attendu (cadre européen commun de référence pour les langues).

Le poste requiert un savoir-faire en termes de management, gestion de projet, accompagnement du changement.

La connaissance de logiciels spécialisés en gestion financière est appréciée (SIFAC, GESTLAB...).

Conditions

Type de contrat et Rémunération : Le poste est ouvert aux fonctionnaires titulaires et aux contractuels. Il n'est pas ouvert à la catégorie Stage et Alternance.

Le LUX est situé à la fois sur le site de Paris, au 61, Avenue de l’Observatoire (14e arrondissement) et le site de Meudon (Hauts de Seine), place Jules Janssen. Une équipe plus réduite est aussi accueillie dans les locaux de Sorbonne Université, sur le campus Pierre et Marie Curie.

Le ou la responsable administrative sera basée principalement sur le site de Paris mais pourra être amené.e à se rendre ponctuellement sur le site de Meudon pour y rencontrer les membres du service qui y sont positionnés.

Fonctionnaires titulaires de la fonction publique : par détachement ou mutation ; grille indiciaire IGE catégorie A.

Poste ouvert aux contractuels : rémunération en fonction du profil, entre 27k€ et 40k€ selon le nombre d'années d'expérience professionnelle.

Vous pouvez candidater en envoyer une lettre de motivation et un CV à l'adresse mail : [e-mail] ou bien en cliquant sur "candidature simplifiée".