Gestionnaire de scolarité

ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES; Brest; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école d’ingénieurs à Brest recherche un gestionnaire de scolarité pour assurer le suivi administratif des parcours d'élèves et participer à l'organisation des jurys. Le candidat idéal devra avoir des compétences en gestion administrative et de bonnes capacités en expression écrite en français et en anglais. Le poste inclut des responsabilités variées liées à la gestion des données et à l'élaboration d'attestations. Le cadre de travail est dynamique avec des avantages sociaux appréciables.

Prestations

Participation aux transports (75%)

Forfait mobilité durable jusqu’à 300€/an

Possibilité de télétravail

Subvention au restaurant administratif

Mutuelle avec participation (50%)

Qualifications

• Connaissances en gestion de scolarité et administration des études.
• Expérience en secrétariat souhaitée.
• Capacité à travailler en équipe et à respecter des délais.

Responsabilités

• Gérer les données et le suivi administratif de la scolarité.
• Participer à l’organisation des jurys de scolarité.
• Assurer la planification des évaluations.
• Gérer les soutenances de projet d’élèves.
• Rédiger et diffuser des attestations et courriers.

Connaissances

Modalités et organisation du monde de l’enseignement supérieur

Règles et méthodes de gestion administrative

Expression écrite et orale en français

Expression écrite et orale en anglais

Outils

Système d’information

Outils de bureautique

Description du poste

Contexte:

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, recherche et innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris‑Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission

• la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,
• la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein de la Direction de la formation, le pôle «admissions, scolarité, stages», assure le cadre administratif et participe à l’organisation du recrutement des élèves, du suivi de la scolarité et de la préparation des jurys, et de la gestion des conventions de stages. Il agit en fonction support des directeurs de programme.

Dans ce cadre, l’ENSTA recrute, pour son campus de Brest, un/une gestionnaire de scolarité qui assurera principalement la gestion des données et le suivi administratif de la scolarité et de la diplomation des élèves.

Missions / Activités principales:

Sous l’autorité de la responsable du pôle «admissions, scolarité, stages», le (la) titulaire du poste sera en charge des missions principales suivantes:

• Assurer le suivi administratif, la mise à jour et l’archivage des parcours de scolarité de chaque élèves (gestion des notes, enregistrement des évènements et des choix de scolarité, mise à jour des tableaux de bord)
• Participer à l’organisation et au suivi des jurys de scolarité et de diplomation (préparation des données, secrétariat du jury)
• Assurer l’organisation et la planification des évaluations
• Assurer l’organisation et la gestion de soutenances de projet d’élèves
• Participer à la rédaction et la diffusion d’attestations et de courriers spécifiques
• Assurer l’édition et la diffusion des diplômes (gestion administrative et cérémonie de remise des diplômes)

Postes ouverts aux candidats:

• Fonctionnaire de catégorie B
• Agent contractuel (emploi pérenne ; CDD de 1 à 3 ans renouvelable). CDI possible après 2 ans de CDD

Durée d’affectation souhaitée : emploi pérenne

Date de prise de fonctions prévue : dès que possible

Rémunération:

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)
• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Lieu de travail

ENSTA Campus de Brest: 2 rue François Verny 29806 Brest Cedex 9

«Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’Ecole étant engagée dans une démarche RSE (DD-RS et employeur pro‑vélo), elle encourage aux mobilités douces par la mise en place de dispositif d’aide financière (FMD) et des infrastructures adaptées aux cyclistes ».

Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 23 RTT annuels)

La Direction de la formation étant bilocalisée, des déplacements ponctuels sur le campus de Paris‑Saclay peuvent être à prévoir dans le cadre des activités du service.

Avantages:

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)
• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)
• Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)
• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement
• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion,
• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif:

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d’ENSTA Paris et d’ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris‑Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place des formations dont certaines unifiées sur les deux campus (Paris‑Saclay et Brest).

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID)). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Connaissances:

• Modalités et organisation du monde de l’enseignement supérieur
• Règles et méthodes de gestion administrative
• Expression écrite et orale en français
• Expression écrite et orale en anglais

Savoir-faire:

• Secrétariat et gestion administrative
• Utilisation de système d’information
• Utilisation des outils de bureautique
• Travail en équipe
• Tenue de planning et d’échéances

Savoir être:

• Autonomie
• Proactivité
• Discrétion
• Disponibilité
• Gestion des priorités
• Qualités relationnelles