Gestionnaire administratif séjours de vacances et classes environnement (h/f) - Noisy-le-Grand

Fonction publique Territoriale; Île-de-France; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale en Île-de-France recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour s'occuper des inscriptions et de la gestion administrative des séjours vacances et classes d'environnement. Le(la) candidat(e) idéal(e) doit posséder d'excellentes compétences organisationnelles, une connaissance des collectivités territoriales, ainsi que des aptitudes en secrétariat. Ce poste inclut également des horaires flexibles et du télétravail. Une rémunération compétitive et des avantages sociaux sont offerts.

Prestations

Rémunération statutaire

Regime indemnitaire

13ème mois

25 jours de congés annuels

Télétravail possible

Restaurant municipal

Participation à mutuelle santé

Participation aux frais de transports

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative et budgétaire.
• Compétences en techniques de secrétariat.
• Capacité à élaborer des plannings et à gérer des informations.

Responsabilités

• Gérer les inscriptions et la gestion administrative des séjours.
• Assurer le suivi administratif et financier des séjours.
• Participer à l'organisation générale des séjours.

Connaissances

Aisance orale

Aisance rédactionnelle

Capacité à travailler en équipe

Esprit d'initiative et autonomie

Rigueur et sens de l'organisation

Anticipation et réactivité

Sens de l'écoute

Discrétion professionnelle

Formation

Connaissances en fonctionnement des collectivités territoriales

Connaissances en fonctionnement du milieu scolaire

Connaissances en finance et comptabilité publique

Outils

Logiciel métier

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité hiérarchique du Coordinateur séjours vacances et classes environnement, vos missions principales sont de gérer les inscriptions et la gestion administrative.

Gestion des inscriptions

• Accueil téléphonique et physique du public
• Gérer et contrôler les inscriptions des enfants aux séjours vacances et classes environnement.
• Transmettre ces données aux prestataires concernés
• Suivi des dossiers administratifs des enseignants pour les classes environnement
• Préparer les différents courriers aux parents : invitations aux réunions d'information, convocations départs...
• Constituer les dossiers d'inscription enfants (fiche sanitaire, trousseau, badges...)
• Gérer les prêts de vêtements ski.

Gestion administrative

• Participer à l'organisation générale des séjours vacances et des classes d'environnement (planification, suivi des dossiers, réunions, compte rendu...)
• Assurer le suivi administratif de chaque séjour et les situations des impayés.
• Assurer le lien avec l'Education nationale au niveau des classes d'environnement, notamment lors des absences du coordinateur.
• Assurer le lien avec les prestataires de service au niveau des séjours vacances, notamment lors des absences du coordinateur.
• Suivi des relations avec des prestataires de service et des enseignants
• Assurer des départs et retours classes d'environnement et séjours de vacances
• Contrôler le fonctionnement des blogs et messageries pendant les séjours
• Assister le coordinateur dans le suivi et l'évaluation des prestations et la réalisation de bilans
• Paramétrage des séjours vacances sur le logiciel metier
• Paramétrage de la facturation et des frais médicaux
• Gestion des bons de commande
• Gestion des arrêtés pour l'indemnisation des enseignants
• Complétude des tableaux de bord (activités, facturation...) et élaboration de statistiques
• Elaboration de document de communication (pour site Web de la ville, brochures, article magazine) en lien avec le coordinateur

Profil recherché

Conditions particulières d'exercice :
Lieu de Travail : Hôtel de ville
Horaires et organisation du temps de travail : 37 h
Télétravail : 1 jour /semaine
Contraintes d'horaires tôt le matin ou tard le soir et le week-end lors des départs et retours des séjours + réunions familles le soir

Profil et compétences requises

Connaissances :
fonctionnement des collectivités territoriales
fonctionnement du milieu scolaire
Finance et comptabilité publique

Compétences techniques ou savoir-faire :
suivis budgétaire et comptable
oui informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint, logiciel metier...)
techniques de secrétariat (élaboration de plannings, transmission et classement d'informations, mailings...)

Aptitudes

• Aisance orale
• Aisance rédactionnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Esprit d'initiative et autonomie
• Rigueur et sens de l'organisation
• Anticipation et réactivité
• Sens de l'écoute
• Discrétion professionnelle

Avantages

• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• 13ème mois
• 25 jours de congés annuels
• Catégorie C : 37 heures de travail hebdomadaires, avec 12 jours RTT
• Télétravail possible (1 jour)
• Restaurant municipal
• Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
• Amicale du personnel
• Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville