Gestionnaire Administratif F / H

KEDGE BS; Talence; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de formation renommée recherche un Gestionnaire Administratif à Talence. Vous serez responsable de la gestion logistique des formations, de l'accueil des participants et de la coordination avec divers prestataires. Le candidat idéal aura une formation Bac +2/3, une expérience en administration, et une bonne maîtrise d'Office 365. Ce poste est en CDD à temps plein avec de nombreux avantages.

Prestations

Carte ticket restaurant

Prime de transport

Accès salle de sport

Mutuelle et prévoyance

Qualifications

• Expérience en gestion administrative dans un centre de formation appréciée.
• Maîtrise d'Office 365 et aisance avec les outils informatiques.
• Anglais niveau B1 requis, B2 apprécié.

Responsabilités

• Organiser et assurer l’accueil des participants.
• Gérer les ressources logistiques du site.
• Saisir les données dans le système d'information.

Connaissances

Réactivité

Sens du service client

Dynamisme

Formation

Bac +2 / 3, type BTS Assistant/Assistante de PME-PMI

Outils

Office 365

YPAREO

Description du poste

KEDGE Business School est une Ecole de management française de référence présente sur 4 campus en France (Paris, Bordeaux, Marseille et Toulon), 2 en Chine (Shanghai et Suzhou), 2 en Afrique (Sénégal et Cote d'Ivoire) et 6 campus associés (Avignon, Bastia, Bayonne, Mont-de-Marsan, Dakar, Abidjan).

KEDGE BS propose une offre de 38 formations en management et en design, pour étudiants et professionnels, et déploie des formations sur-mesure pour les entreprises au niveau national et international.

Les enseignants chercheurs de KEDGE contribuent à l'avancée des connaissances en management à travers des travaux de recherche appliquée et fondamentale. Ils sont à l'origine d'une production de publications, ouvrages, colloques... qui place l'école au premier rang des Business Schools françaises en matière de recherche.

Classée par le Figaro Etudiant et Challenges8e meilleure Business School en France et 34e Europe du classement Financial Times, KEDGE Business School est accréditée AACSB, EQUIS et AMBA, reconnue et visée par l'Etat français, et membre de la Conférence des Grandes Ecoles.

Au sein du Pôle Déploiement des dispositifs de formations, nous recrutons un Gestionnaire Administratif F / H sur notre campus de Talence. Rattaché à la Responsable du Pôle, vous travaillerez au sein d’une équipe de 4 personnes réparties sur nos campus de Talence, Paris et Marseille. Vous serez en charge de la gestion administrative et du suivi des cycles de formation qui vous seront confiés.

Vos missions seront les suivantes :

• Accueil et logistique sur site — Organiser et assurer l’accueil des participants sur le campus le jour J.
• Réserver les salles en fonction des besoins (effectifs, matériel, intervenants).
• Préparer les supports : chevalets, badges, goodies, kits pédagogiques.
• Organiser la mise en place des zones de restauration et en superviser le rangement.
• Gestion des présences — Gérer les feuilles de présence (papier ou SWS) : diffusion, vérification, relances.
• Archiver et transmettre les documents signés (clients, plateformes, serveur interne).
• Coordination des prestations Fournisseurs — Récolter les besoins des clients (restauration, transports, visites, animations…).
• Contacter les prestataires, obtenir les devis, suivre les commandes.
• Gérer les demandes d’achat via Oracle, assurer le suivi et réception des prestations.
• Être l’interlocuteur des prestataires en cas de besoin le jour J.
• Gestion SI / ERP & planification, attestations — Saisir les calendriers, heures, intervenants et lieux de formation dans le SI. Insérer les listes des inscrits et effectuer les modifications éventuelles en lien avec les équipes pédagogiques. Editer et transmettre les diverses attestations liées aux formations (certificats, fin de cursus, etc.).
• Suivi CPF – EDOF — Gérer les entrées / sorties sur la plateforme EDOF. Calculer l’assiduité et assurer le respect des délais de traitement.
• Enquêtes de satisfaction — Créer et envoyer les questionnaires de satisfaction. Consolider les retours et transmettre les résultats aux équipes concernées.
• Tâches transverses — Saisir les demandes d’achats ponctuelles. Soutien aux missions administratives du Pôle Marketing & Développement (saisies DA, support logistique, contact fournisseur, etc.).

Profil recherché et compétences métier :

• Formation supérieure Bac +2 / 3, type BTS Assistant/Assistante de PME-PMI, Assistant/Assistante de Manager ou titre ARH.
• Expérience professionnelle sur une fonction similaire et en particulier dans le domaine de la formation ou directement en centre de formation.
• Maîtrise d’Office 365 et aisance à s’adapter aux outils informatiques (YPAREO, GR, …).
• La connaissance de la législation de la formation serait appréciée.
• Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance.
• Capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Anglais niveau B1 requis, B2 apprécié.

Soft skills :

• Réactivité et force de proposition.
• Sens du service client.
• Adaptabilité.
• Dynamisme.
• Rigueur et organisation.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Statut : Non cadre

Rémunération fixe sur 12 mois incluant un 13ème mois

30 jours ouvrés de congés payés / an + 20 JRTT / an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : septembre 2025

L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité / pérennité et inclusivité.