Assistante Administrative Communication (H/F)

GARONNE EMPLOI; Muret; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise ayant des partenaires divers recherche une Assistante Administrative Communication à temps partiel sur Muret. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe communication pour gérer les événements et les aspects administratifs. Les responsabilités incluent la gestion des inscriptions aux salons, l'assistance dans l'organisation d'événements, et le suivi des commandes dans SAP. Ce rôle exige une expérience de 3 ans et un bon niveau en anglais.

Qualifications

• 3 ans d'expérience en assistanat administratif ou communication.
• Compétences en gestion événementielle et administration.

Responsabilités

• Assister l'équipe communication dans la gestion événementielle & administrative.
• Gérer l'organisation des salons et évènements.
• Saisir et suivre les commandes dans SAP.

Connaissances

Participer au chiffrage amont des actions

Aider à formaliser l'organisation et son suivi

Assister la responsable des événements & la chargée de projets

Etablir les documents nécessaires

Gérer le processus administratif des achats

Réaliser des actions de relation publique, de diffusion et de promotion de l'information

Réaliser les inscriptions aux salons

Saisir et suivre dans SAP

Anglais

Formation

Bac+2 ou équivalents en Secrétariat assistanat communication

Description du poste

Garonne Emploi recherche pour l'une de ses entreprises adhérentes, un(e) Assistante Administrative Communication H/F, à temps partiel, sur Muret (31), avec un bon niveau en anglais. Sous la responsabilité du responsable Marketing Digital & Communication :
Assister l'équipe communication dans la gestion événementielle & administrative du service
En étroite collaboration avec la responsable des événements :
- Réaliser les inscriptions aux salons, éditer les formulaires liés à leur organisation selon le calendrier opérationnel établi,
- Aider à formaliser l'organisation et son suivi dans le respect des processus et outils en place
- Assister la responsable des événements & la chargée de projets dans la mise en œuvre des demandes faites auprès de l'équipe communication (BU, prestataires/fédérateurs.)
- Participer au chiffrage amont des différentes actions pour s'assurer de la bonne tenue des budgets impartis.
- Saisir et suivre dans SAP (à la demande de la Responsable ou de la CDP), les Commandes, Demandes d'Investissement et Demandes de Paiement, s'assurer des paiements de nos prestataires en temps utiles, vous assurez la transmission et le bon archivage des pièces comptables et documents administratifs.
- Etablir les documents nécessaires au paiement des factures, récupérer les justificatifs des dépenses, vérifier le règlement des factures
- Gérer le processus administratif des achats généraux pour le service pour les besoins autres que salons et événements : commandes de matériels et licences, travaux d'imprimerie (posters et plaquettes), goodies, cartes de visite suivant les procédures, les cartes de vœux, besoins en fournitures du service.
- Assister le service, dans le suivi des prestataires, fournisseurs et intervenants (décorateurs, traiteurs, cameramen, artistes, techniciens, sous-traitant.)
- Au quotidien, faire face à des impératifs divers (réservation d'espaces, location de salles, hôtels, recherches utiles au déplacements & missions du service, aide à organiser transports et logistique salon, réceptions et rangement colis, suivi inventaire etc)
- Participer ponctuellement (et selon le cadre légal et les possibilités de votre contrat) au bon déroulé opérationnel de certains événements : actions Corporate ou VIP, salons.
Relations internes et externes
- Travailler en équipe tant au sein du service Communication qu'avec les autres services et BU du Groupe : services commerciaux, comptables, techniques, administratifs, logistiques,
- Assurer les relations internes avec les différents interlocuteurs des autres services et BU du Groupe.
- Assurer les relations externes avec les organismes de salons, les prestataires de service ou de conseils : fédérateurs, agences de communication, photographes, publicitaires, etc.
Eléments donnés à titre indicatif, liste de tâches non exhaustive.

Type de contrat

CDD DU 01/12/2025 AU 03/07/2026 (7 mois). Temps partiel : Mi-temps = 17.50H / semaine = 75.83H / mois. Jours flexibles, à définir dans la semaine. Rémunération : 2225€ brut/ mois pour un temps complet = 14.67€ brut / heures, soit 14.67€ brut/heure x 75.83H/mois = 1 112,43€ brut / mois.

Déplacements

Jamais.

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat communication - Ass. de direction ou GPME ou GEA Cette formation est indispensable

Compétences

• Participer au chiffrage amont des actions Cette compétence est indispensable
• Aider à formaliser l'organisation et son suivi Cette compétence est indispensable
• Assister la responsable des événements & la chargée de projets Cette compétence est indispensable
• Etablir les documents nécessaires Cette compétence est indispensable
• Gérer le processus administratif des achats Cette compétence est indispensable
• Réaliser des actions de relation publique, de diffusion et de promotion de l'information Cette compétence est indispensable
• Réaliser les inscriptions aux salons Cette compétence est indispensable
• Saisir et suivre dans SAP Cette compétence est indispensable
• Anglais Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Autre mise à disposition de ressources humaines