ASSISTANT(E) OFFICE ET TEAM SUPPORT (H/F)

AELIS FARMA; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de biotechnologies recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) à Bordeaux. Vous serez en charge de l'accueil, de l'organisation des services généraux et du soutien aux équipes. Le candidat idéal doit avoir une expérience de 2 à 5 ans, un bon niveau d'anglais et être à l'aise avec les outils bureautiques. Ce poste offre une opportunité dans un environnement stimulant et exigeant.

Qualifications

• Expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire.
• Gestion/organisation de voyages professionnels.
• Contributions à des événements internes.

Responsabilités

• Gestion de l'accueil physique et téléphonique.
• Organisation des déplacements des équipes.
• Contribution à la communication interne et à la diffusion d'informations.

Connaissances

Sens de l'organisation

Rigueur

Polyvalence

Autonomie

Excellent relationnel

Bon niveau d'anglais

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Bac+2 en gestion, administration des entreprises, ressources humaines

Outils

Pack Office

Logiciels de gestion

Description du poste

Mission et contexte

Missions office team support polyvalent. Au sein d'une équipe dynamique dans un environnement stimulant et exigeant, vous occupez un poste très polyvalent à la fois en charge de l'accueil et de l'organisation des services généraux mais également assistant(e) des collaborateurs. Vous jouez un rôle central dans l'organisation de la vie de bureau et le soutien aux équipes, sous la supervision par l'Assistante de Direction. Vous assurez les tâches suivantes :

• Gestion de l'accueil
  • Accueil physique et téléphonique
  • Gestion du courrier entrant et sortant
  • Appui aux procédures RH (onboarding, vie du salarié)
• Gestion des services généraux
  • Gestion et optimisation des espaces de travail (bonne tenue des locaux, fournitures, matériel, équipements, sécurité, agencement des bureaux, contact avec les bailleurs des sites de l'entreprise)
  • Interface avec les prestataires de service participant au bon fonctionnement des bâtiments (ménage, maintenance, électricien, etc.)
  • Gestion et suivi du matériel informatique et téléphonique, ainsi que la création et le suivi des tickets auprès de nos prestataires informatiques
• Support aux équipes
  • Organisation des déplacements des équipes (réservations, feuilles de route)
  • Organisation d'événements internes et externes (séminaires internes, congrès, visites)
  • Gestion des signatures électroniques et de l'archivage des documents
  • Contribution ponctuelle à la mise en forme de différents types de documents (courriers, présentations, rapports)
  • Animation de la vie interne via l'organisation d'événements internes pour renforcer le bien-être et la qualité de vie au travail (team building, afterwork, café du lundi)
  • Contribution à la communication interne et à la diffusion d'informations auprès des équipes

Profil recherché

• Qualités & compétences requises :
• Sens de l'organisation, rigueur et réactivité
• Polyvalence, autonomie et sens de l'initiative
• Excellent relationnel et sens du service
• Discrétion et confidentialité
• Bon niveau d'anglais (oral et écrit)
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, logiciels de gestion, )
• Expérience dans la gestion/organisation de voyages professionnels ainsi que d'achats divers

Formation et expérience

• Bac+2 en gestion, administration des entreprises, ressources humaines ou équivalent
• Expérience exigée de 2 à 5 ans sur un poste similaire

Compétences

• Accompagner le changement auprès des collaborateurs
• Proposer des améliorations pour optimiser les processus
• Rassembler, synthétiser et structurer les éléments nécessaires à une prise de décision (évolution produit/projet)
• Recueillir et analyser les besoins client
• Répondre aux attentes d'un client
• Techniques d'organisation du travail
• Anglais — Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Employeur

reprise : Aelis Farma. Aelis Farma est une entreprise de biotechnologies créée en 2013 spécialisée dans le développement d'une nouvelle approche thérapeutique en proposant des candidats-médicaments ayant des applications en particulier dans le domaine de l'addiction au cannabis, des déficits cognitifs dont ceux associés à la trisomie 21 mais aussi dans l'obésité et les maladies métaboliques. Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant(e) Mme Fanny NASTOGA

Informations complémentaires

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