Assistant de Direction Juridique GroupeF / H

COLAS SA; La Garenne-Colombes; Sur place; EUR 50 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise internationale de construction recherche un assistant administratif pour soutenir la direction. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda, du suivi budgétaire et de l'organisation d'événements. Le candidat devra avoir au moins 10 à 15 ans d'expérience et un diplôme Bac +5. Une expertise dans l'utilisation d'outils collaboratifs est requise.

Qualifications

• Diplôme Bac +5 en gestion ou domaine similaire requis.
• 10-15 ans d'expérience dans un poste similaire ou de direction.
• Compétences administratives avancées et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et les déplacements du Directeur.
• Élaborer des supports de réunions et comptes rendus.
• Suivre le budget de la Direction en conformité avec les règles.
• Organiser des événements internes et logistiques.
• Encadrer deux assistantes et gérer les demandes de la Direction.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Organisation d'événements

Suivi budgétaire

Management d'équipe

Utilisation d'outils collaboratifs

Formation

Bac +5

Outils

Compliance Catalyst

Docaposte

Teams

SharePoint

Description du poste

Votre mission

En collaboration étroite avec le Directeur Juridique, Conformité et Risques, vous jouez un rôle essentiel dans la bonne organisation de la Direction et apportez un support administratif structurant à l'ensemble des équipes (45 collaborateurs).

Vos responsabilités

• Assistanat de Direction Générale
  • Gestion proactive de l'agenda, des déplacements, réunions et formations du Directeur.
  • Élaboration, relecture et mise en forme de supports de réunions, présentations et comptes rendus.
  • Suivi budgétaire de la Direction conformément aux process Groupe (bons de commande, facturation, préparation budgétaire…).
  • Organisation des événements internes de la Direction (budget, logistique, participants…).
  • Organisation logistique des instances de gouvernance : Conseils d'administration, Assemblées générales et Comités.
• Support administratif à l'ensemble de la Direction (45 personnes)
  • Management opérationnel d'un pool de deux assistantes : répartition des demandes, harmonisation des pratiques, partage d'informations…
  • Gestion quotidienne de la Direction : accueil et intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des équipements et demandes diverses des collaborateurs de la direction.
  • Coordination des déplacements et événements des différentes Directions du périmètre (y compris sur les phases terrain de la Direction Audit et Juridique).
  • Mise à jour des bases documentaires, gestion de l'archivage, amélioration continue des process.
  • Utilisation et maîtrise des outils internes spécifiques à la Direction : Compliance Catalyst (enquêtes tiers), Docaposte (signatures électroniques), d'autres outils collaboratifs Groupe (Teams, SharePoint…).

Diplôme demandé

Bac +5

Expérience demandée

10-15 ans