Assistant de direction - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Aix-Marseille Université recherche un assistant de direction polyvalent et autonome pour rejoindre la Direction Hygiène, Sécurité et Environnement. Le candidat idéal se chargera de la gestion administratives, des finances, et de ressources humaines ainsi que de l'organisation de réunions. Ce poste offre une flexibilité, des congés généreux, et un accompagnement personnalisé. Le candidat devra exprimer une bonne capacité de communication et être à l'aise avec des outils bureautiques.

Prestations

Télétravail jusqu'à 2 jours par semaine

50 jours de congés dès la première année

Prime mensuelle et annuelle

Prise en charge des transports à hauteur de 75%

Place de parking ou forfait mobilité durable

Accès à des prestations loisirs, sport, culture

Qualifications

• Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur nécessaire.
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, SIFAC…).
• Bonne expression écrite et orale exigée.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et financière au sein de la direction.
• Gérer les agendas et contrôler les échéances.
• Organiser des réunions et assurer la logistique.

Connaissances

Gestion administrative

Compétences en communication

Priorisation des tâches

Esprit de collaboration

Formation

Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur

Outils

Pack Office

SIFAC

Outlook

Description du poste

Au sein de la Direction Hygiène, Sécurité et Environnement (DHSE) d'AMU, l’assistant de direction réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines de sa direction.

Rattaché hiérarchiquement au Directeur/Conseiller de prévention de l’établissement, et encadrant un agent de catégorie C, il réalise principalement deux types d’activités :

Activités de gestion :

Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux

Assurer et coordonner les aspects logistiques de la structure

Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure

Activité institutionnelle :

Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et des Conditions de travail (F3SCT) :

Assurer l’organisation matérielle de la F3SCT

Rédiger et adresser les convocations et l’ordre du jour de l’instance

Assurer la planification et l’organisation des réunions de l’instance de la F3SCT, produire les projets des procès-verbaux des séances

Assurer la planification et l’organisation des visites et GT de l’instance, en coordonner les aspects logistiques

Préparer les projets de synthèse et réponses aux recommandations de l’instance et en assurer le suivi et la diffusion

Gérer les documents mis à la disposition des membres de la F3SCT aujourd’hui sur AMUBOX

Ce poste impose un travail collaboratif tant auprès des membres de la F3SCT qu’auprès des autres services de l’université.

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchie du Directeur de la DHSE et du Conseiller de prévention de l’établissement

Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement de l’université.
Vous maîtrisez des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, SIFAC…) et des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC).
Vous faites preuve d'une bonne expression écrite et orale.
Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Votre disponibilité, réactivité, ainsi que votre sens de la confidentialité, sont des atouts indispensables pour le poste.

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

- Une flexibilité du travail: la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

-Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social