Assistant / Assistante de gestion administrative

France Travail; Valensole; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une PME spécialisée en électricité cherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative pour gérer les aspects administratifs quotidiens et assurer le suivi des chantiers. Ce poste exige 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, avec un bon sens de l'organisation et des compétences bureautiques. Un CDI à temps plein de 35 heures est proposé avec une rémunération attractive ajustable selon le profil.

Prestations

Ambiance conviviale

Projets techniques et variés

Attention à la qualité de vie au travail

Qualifications

• 5 ans d'expérience minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou d'une PME.
• Maîtrise des outils bureautiques tels que Word, Excel et Outlook.
• Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations.

Responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs.
• Tenir à jour les plannings et organiser les rendez-vous.
• Préparer les devis et rédiger les factures clients.
• Suivre les achats de l'entreprise et gérer les relations avec les fournisseurs.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Rigueur

Capacité d'adaptation

Esprit d'équipe

Service client

Formation

BAC ou BTS en secrétariat / assistanat / gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Offre n° 202CYBJ
Assistant / Assistante de gestion administrative

Au sein d'une PME spécialisée en électricité, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Véritable interface entre la direction, les équipes internes, les clients et les fournisseurs, vous assurez la gestion administrative quotidienne liée à l'activité de l'entreprise et au suivi des chantiers.

Responsabilités

• Accueil & communication
  • Gérer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
  • Traiter les courriers et les e-mails (réception, rédaction, envoi, classement)
  • Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs, partenaires)
• Gestion administrative courante
  • Tenir à jour les plannings (interventions, rendez‑vous, réunions)
  • Mettre à jour l'agenda de la direction et organiser les rendez‑vous
  • Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents
  • Mettre à jour les documents et tableaux de suivi internes
• Suivi chantiers & facturation
  • Préparer les devis (mise en forme, envoi, suivi)
  • Rédiger et émettre les factures clients
  • Assurer le suivi administratif des chantiers (documents contractuels, avenants, plan de prévention et PPSPS)
  • Préparer la partie administrative des dossiers d'appels d'offres
• Gestion sociale & RH (support)
  • Saisir et contrôler les pointages des salariés
  • Mettre à jour les dossiers du personnel (RH, formations, habilitations)
  • Suivre les visites médicales, formations obligatoires et habilitations
  • Préparer les dossiers de renouvellement de qualifications et certifications
• Achats & logistique
  • Suivre les achats de l'entreprise (commandes, bons de livraison, factures fournisseurs)
  • Gérer les relations administratives avec les fournisseurs
  • Veiller à l'approvisionnement des fournitures de bureau
  • Mettre à jour les dossiers liés aux véhicules de l'entreprise (assurances, contrôles, suivi administratif)
• Relations hiérarchiques
  • Poste placé sous l'autorité de la direction et en lien direct avec les équipes techniques et les responsables d'affaires

Profil recherché

• Qualités
  • Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, reconnu(e) pour sa polyvalence et son sens des priorités
  • Excellent sens de l'organisation
  • Très bonne maîtrise rédactionnelle
  • Forte capacité d'adaptation
  • Bon esprit d'équipe
  • Réal sens du service et du client
  • Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations
• Formation
  • BAC ou BTS en secrétariat / assistanat / gestion administrative
• Expérience
  • 5 ans d'expérience minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou d'une PME
• Compétences bureautiques
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Logiciels de gestion appréciés.

Conditions d'emploi

• Type de contrat: CDI
• Temps plein
• Durée du travail: 35 heures/semaine
• Travail en journée
• Salaire: Rémunération attractive à négocier selon profil

Nos atouts

• Projets techniques et variés
• Ambiance conviviale et attention portée à la qualité de vie au travail
• Point d'honneur sur la qualité des prestations et du travail

Processus de recrutement

Un premier entretien téléphonique – Questionnaire en préparation du second entretien – L'entretien physique