Assistant Administratif H / F

CBRE GWS FRANCE; Vitry-sur-Seine; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion immobilière à Vitry-sur-Seine recherche un(e) assistant(e) administratif pour fournir un soutien administratif varié. Le poste implique la gestion des relations avec les fournisseurs, le suivi des commandes et l'organisation de projets. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2 et au moins 3 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence en facility management.

Qualifications

• Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire.
• Expérience en facility management ou avec des profils techniques requise.
• Capacité à traiter divers aspects administratifs.

Responsabilités

• Assurer un support administratif en tenant des dossiers et en gérant le courrier.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et suivre les commandes.
• Planifier et coordonner des petits projets tels que des événements.

Connaissances

Gestion des demandes clients

Communication professionnelle

Suivi des commandes fournisseurs

Formation

Bac +2 type BTS ou BUT

Description du poste

Rattaché au Responsable de Site, l'assistant administratif apporte son support en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs.

Il / elle est amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des coordinateurs et / ou du responsable du site.

Il / elle est force de proposition et garant d'une recherche d'amélioration permanente. Effectuer différentes tâches administratives telles que la tenue des dossiers, le classement, le traitement du courrier entrant, le suivi des stocks de fournitures de bureau.

• Gérer les demandes clients via l'outil de communication et de tickets mis en place
• Suivre les requêtes et les interventions techniques par l'intermédiaire de l'outil de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur.
• Réaliser des commandes fournisseurs et demander des créations fournisseurs dans la base fournisseurs.
• Assurer les contacts avec les fournisseurs pour le suivi des commandes et de la facturation.
• Réaliser un bilan financier mensuel avec le responsable de site.
• Planifier, coordonner et gérer de petits projets type événementiel ou déménagement
• Suivre les préventions d'urgence requises, et les contrôles opérationnels.
• Gérer le classement administratif concernant les commandes fournisseurs et clients, les contrôles règlementaires.
• Être la première personne de contact en face à face ainsi qu'au téléphone, pour l'équipe CBRE du site en assurant une image professionnelle face aux clients et visiteurs.
• Maintenir un contact régulier avec tous les fournisseurs partenaires afin de s'assurer que le service soit régulier.
• Assurer le support administratif sur la flotte auto : contraventions, livraisons / restitutions, gestion des sinistres, traitement des demandes des conducteurs (pneus, VDR, etc)
• Assurer le suivi administratif du site : courriers, mise à jour des procédures, etc
• Assurer des opérations courantes de gestion des Ressources Humaines : attribution et gestion des tickets restaurants, gestion des visites médicales (prise de RDV, convocation et tenue à jour de l'état des lieu)
• Bac +2 type BTS ou BUT
• Spécialité Assistanat de Direction, Gestion PME / PMI, Gestion des Entreprises (GEA)
• 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire
• Expérience en facility management ou avec des profils techniques