Agent d'accueil et de secrétariat (H/F)

France Travail; Annecy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation recherche un(e) agent d'accueil et de secrétariat à Annecy pour un contrat CDD de deux mois. Vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion administrative et de la communication au sein de l'établissement. Le candidat doit avoir au moins 6 mois d'expérience et un Bac ou équivalent. Une disponibilité, rigueur et sens du service client sont essentiels pour ce rôle.

Prestations

Ordinateur portable

Qualifications

• Expérience de 6 mois nécessaire.
• Capacité à utiliser des logiciels informatiques professionnels.
• Sens du service client.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des apprenants.
• Gérer les mails et questions des élèves et familles.
• Édition et envoi de documents liés aux formations.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Archiver des dossiers et documents de référence

Corriger et mettre en forme un document

Diffuser une information, une publication

Gestion administrative du courrier

Mettre à jour un dossier, une base de données

Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier

Techniques de secrétariat

Utilisation de logiciels spécialisés

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac ou équivalent

Description du poste

Agent d'accueil et de secrétariat (H/F) 74 - ANNECY

Offre n° 200WKSN Agent d'accueil et de secrétariat (H/F)

Poste à pourvoir de suite en CDD à temps plein. Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h30 à 17h, une pause déjeuner de 45 mins minimum.

VOTRE EMPLOYEUR
Un lieu d'apprentissage et de formation pour des jeunes.

MES MISSIONSS
Dans l'accueil et la gestion de la relation client:
– J’assure l'accueil physique et téléphonique des apprenants, de leur famille, des visiteurs.
– Je les renseigne, réponds à leurs questions de premier niveau.
– Je les réoriente le cas échéant.
– J’ai la charge de la signalétique pour les locations de salles et les événements organisés par la structure.
Dans la gestion administrative de l'association:
– J’assure la gestion des mails, des questions des élèves et des familles, des questions liées au fonctionnement de la structure.
– Je traite et transfère le courrier.
– Je saisis les dossiers d’inscriptions, renseigne les informations reçues sur les plateformes informatiques dédiées, vérifie la complétude des dossiers.
– J’assure le suivi des apprenants lors de leur absence, de leur retard en lien avec l’équipe pédagogique.
– Je gère l’édition et l’envoi de documents, de courriers relatifs aux différentes formations conduites au sein de la structure (convocations aux épreuves de sélection, aux épreuves d’examen, attestations de présence, conventions de stages, courriers accompagnant les bulletins).
– Je suis en charge des enquêtes et remontées d’effectifs aux instances de tutelle.
– Je veille à la mise à jour des supports de communication (plaquettes d’information, site internet.) en collaboration des responsables de filières.
– J’accompagne les apprenants dans leur dossier de demande d’aides (Aide au permis - Premiers Equipement - Bourse de transport).
Dans la gestion administrative:
– J’ai la charge du suivi des contrats d’apprentissage, en support de l’assistante de direction, et de leur enregistrement sur les plateformes OPCO.
– Je prépare les dossiers des différentes instances en lien avec les directrices et l’équipe pédagogique.
– Je prends des notes lors des réunions du Pôle et rédige les comptes-rendus.
– J’assure la numérisation et l’archivage des dossiers élèves.
Dans mes activités de comptabilité et de facturation, j’assure ces activités en renfort de la comptable de la structure:
– Envoi des contrats financiers en début d’année, des états de situation en fin d’année et saisie des RIB.
– Suivi des paiements et relance.
Parent Élèves : suivi des impayés et envoi des courriers de relance.

MES QUALITÉS ET COMPETENCES :
Peu importe mon parcours professionnel, je souhaite m’investir dans une fonction exigeant réactivité, rigueur, curiosité, notamment dans l'utilisation de logiciels informatiques professionnels et sens du service « client »
Ma disponibilité, mon adaptabilité et mon sens de l'écoute sont des atouts.
Je suis un(e) excellent(e) communicant(e) et suis à l’aise dans les échanges téléphoniques et physiques.
Mes aptitudes rédactionnelles ne peuvent pas être remises en question et je maîtrise la langue de Molière.
J’ai démontré savoir travailler en équipe. Mon ouverture d’esprit, ma force de proposition et mon engagement associatif ont été reconnus.
Rigoureux(se), méthodique, je sais organiser mon travail.

Type de contrat: CDD – 2 Mois
Contrat de travail: Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1919.25 Euros à 2004.55 Euros sur 12.0 mois
• Ordinateur portable

Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 6 Mois (Cette expérience est indispensable)
• Bac ou équivalent (Cette formation est indispensable)

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Corriger et mettre en forme un document
• Diffuser une information, une publication
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Utiliser les outils numériques

Savoir‑être professionnels

• Etre à l’écoute, faire preuve d’empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel