Teamassistenz der Präsidiumsmitglieder (m/w/d)

Technische Universität Nürnberg; Nürnberg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine innovative Universität sucht eine Teamassistenz zur Unterstützung des Präsidiums. Diese Position erfordert ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Kommunikationsstärke. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Terminen, das Organisieren von Meetings sowie die Verwaltung von Kontaktdaten und Reisemanagement. Flexibilität und Teamfähigkeit sind entscheidend. Es wird eine attraktive Vergütung und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis geboten, sowie flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten der persönlichen Weiterbildung.

Leistungen

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Attraktive Vergütung nach TV-L

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub pro Jahr

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Kontaktperson für interne und externe Anfragen.
• Planung und Koordination der Termine der Präsidiumsmitglieder.
• Organisation und Betreuung von Besprechungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Flexibilität

Serviceorientierung

Ausbildung

Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/n

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

- für englische Version siehe unten

Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.

Teamassistenz der Präsidiumsmitglieder (m/w/d)

Organisieren, strukturieren und Termine jonglieren - für dich kein Problem? Du bist flexibel und arbeitest gerne im Team? Als Assistenz im Office of the Executive Board hast du, gemeinsam mit deinem Team, die Möglichkeit die Mitglieder des Präsidiums zu unterstützen und so den Aufbau der Technischen Universität Nürnberg aus einer spannenden Perspektive im direkten Umfeld der Hochschulleitung zu begleiten

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Office of the Executive Board. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Ansprechpartner/-in für interne und externe Anfragen
• Planung, Abstimmung und Koordination der Termine der Präsidiumsmitglieder
• Organisation und Betreuung von Besprechungen sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Präsidiumsmitglieder
• Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten der Präsidiumsmitglieder
• Organisation des Reisemanagements für die Präsidiumsmitglieder
• Organisation und Abwicklung vielfältiger administrativer und organisatorischer (Verwaltungs)-Aufgaben, insbesondere Abwicklung von Schriftverkehr, Telefon- und Postmanagement sowie Dokumentenverwaltung

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/n, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/-n oder vergleichbare dreijährige Ausbildung bzw. Beschäftigtenlehrgang I (BL I)
• Eine mindestens einjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Souveränes, sympathisches und professionelles Auftreten
• Flexibilität und Engagement
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Die Bereitschaft, engagiert und mit Begeisterung vielfältige und auch mal unerwartete Aufgaben zu übernehmen

Wünschenswert:

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools sowie Begeisterung für die Einarbeitung in neue Systeme und Tools
• Freude bei der Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Büro- und Kommunikationsprozessen sowie an der Optimierung interner Abläufe im Office of the Executive Board

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Je nach Stufe ab 3.319,52 € brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Frauen werden gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz zur Bewerbung aufgerufen.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich ab 19.01.2026 statt.

Du hast Fragen...

zum Bewerbungs- und Einstellungsprozess? Dann melde dich einfach mit dem Betreff„EXE-2025-06“ per Mail an [e-mail].

zum Inhalt der Stelle? Andreas Herán, Team Leader Office of the Executive Board ist gerne für deine Fragen da – schreib einfach an [e-mail].

Interessiert?

Dann schicke uns deine aussagekräftige Bewerbung bis zum 11.01.2026 ausschließlich über unser Bewerbungsportal.

Founded in 2021, UTN is an innovative university with a focus on artificial intelligence, interdisciplinary research and modern teaching. With flat hierarchies, digital technologies and an open, inclusive culture, it offers a future-orientated working environment. The sustainable campus in Nuremberg will be the centre of a new city district and home to around 6,000 students. The Nuremberg metropolitan region offers a high quality of life, good transport links and an attractive cost of living.

Team assistant to the members of the Executive Board (m/f/d)

Organising, structuring and juggling deadlines – no problem for you? Are you flexible and enjoy working in a team? As an assistant in the Office of the Executive Board, you and your team will have the opportunity to support the members of the Executive Board and thus accompany the development of the Technical University of Nuremberg from an exciting perspective in the immediate environment of the university management.

Sounds like you? Then apply now and become part of a unique journey in the Office of the Executive Board. Together, we will build the university of the future – with your talent and commitment.

Your tasks:

• Contact person for internal and external enquiries
• Planning, coordination and scheduling of appointments for members of the Executive Board
• Organising and supervising meetings as well as receiving and looking after guests of the members of the Executive Board
• Managing and maintaining the contact details of the members of the Executive Board
• Organising travel management for the members of the Executive Board
• Organising and handling a wide range of administrative and organisational tasks, in particular handling correspondence, telephone and mail management, and document management

Your profile:

Required:

• Successfully completed training as an administrative assistant, office management assistant, legal assistant or comparable three-year training or employee training course I (BL I)
• At least one year of relevant professional experience, ideally in public administration
• Strong organisational, communication and teamwork skills, as well as a reliable and service-oriented approach to work
• Confident, friendly and professional manner
• Flexibility and commitment
• Very good written and oral communication skills in German and English
• Motivation to take on a wide range of tasks, including unexpected ones, with commitment and enthusiasm

Desirable:

• Confident use of common Office tools and enthusiasm for learning new systems and tools
• Enjoyment in contributing to the further development of office and communication processes and the optimisation of internal processes in the Office of the Executive Board

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 8 TV-L (depending on level from € 3.319,52 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year (based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• Convenient location with good public transport connections
• Free parking, e-charging stations, company bikes
• JobBike Bayern our company bike leasing programme

The position is suitable for severely disabled persons. Severely disabled applicants will be given preference if their suitability, qualifications and professional performance are otherwise essentially equal. Women are encouraged to apply in accordance with Art. 7 Para. 3 of the Bavarian Equal Opportunities Act.

Interviews are expected to take place from 19 January 2026 onwards.

Any questions...

about the application and recruiting process? Then simply send an email to [e-mail] with the subject line ‘EXE-2025-06’.

about the details of the position? Andreas Herán, Team Leader Office of the Executive Board will be happy to answer your questions - just write to [e-mail].

Interested?

Then send us your application until 11.01.2026 exclusively via our application portal.