Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Bielefeld; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Bielefeld sucht eine*n Teamassistent*in / Office Manager*in für das Fremdsprachensekretariat. Sie sind für die Büroorganisation und die Unterstützung von bis zu vier Professor*innen verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören die selbständige Organisation des Sekretariats, Unterstützung bei Prüfungen und Lehrveranstaltungen sowie die Erledigung der Korrespondenz. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit. Bewerbungen sind ab sofort möglich.

Qualifikationen

• Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, vorzugsweise im Hochschulbereich.
• Fähigkeit zur selbstständigen Büroorganisation.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.

Aufgaben

• Büroorganisation für das Sekretariat.
• Unterstützung bei Prüfungen und Lehrveranstaltungen.
• Erledigung der Korrespondenz.

Kenntnisse

Büroorganisation

Unterstützung bei Lehrveranstaltungen

Korrespondenz

Terminmanagement

Jobbeschreibung

Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Start ab 01.02.2026. Arbeitgeber: Universität Bielefeld.

Arbeitsort

Bielefeld

Anstellungsart

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung

Stellenbeschreibung

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen: Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und deren zentrale Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind.

Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:

• selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
• Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvor- und nachbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV, Verbuchung von Studienleistungen
• Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen und mündlichen Prüfungen
• Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
• Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
• diverse Schreibtätigkeiten (neben der