Sekretariatskraft (m/w/d) in Vollzeit

BBQ Baumann Bildung & Qualifizierung; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Bildungsträger in Düsseldorf sucht eine engagierte Sekretariatskraft (m/w/d) in Vollzeit. Die Position umfasst die Betreuung von Teilnehmenden und Dozenten, die Organisation des Kursablaufs sowie administrative Aufgaben. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sicherer Umgang mit MS Office sind erforderlich. Vorteile wie eine 39-Stunden-Woche, 29 Tage Urlaub und Weiterbildungsmöglichkeiten werden geboten.

Leistungen

39-Stunden-Woche

29 Tage Urlaub

Flexibles Arbeiten

Bikeleasing

Personalrabatte

Regelmäßiges Feedback und Einarbeitung

Qualifikationen

• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung im Arbeiten mit Datenbanken.
• Serviceorientierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Freundliche, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit.

Aufgaben

• Teilnehmenden- und Dozentenbetreuung inklusive Dokumentation.
• Verwaltung und Organisation des Kursablaufs.
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Rechnungen.

Kenntnisse

EDV-Kenntnisse

Serviceorientierung

Organisationstalent

Freundlichkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Overview

Bei BBQ - Baumann Bildung und Qualifizierung GmbH haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Menschen auf ihrem Weg in den Arbeitsmarkt zu begleiten und ihnen neue Perspektiven zu eröffnen. Seit 1998 setzen wir uns mit Herz und Leidenschaft dafür ein, dass Weiterbildung für jeden zugänglich ist. Jetzt suchen wir genau dich! Eine engagierte und motivierte Persönlichkeit, die mit uns gemeinsam das Beste aus unseren Kursen herausholt und einen echten Unterschied im Leben unserer Teilnehmenden macht.

Zum 01.10.2025 suchen wir für unseren Standort Düsseldorf eine Sekretariatskraft (m/w/d) in Vollzeit – unbefristete Festeinstellung.

Aufgaben

• Teilnehmenden- & Dozentenbetreuung: Du legst Interessensbekundungen und Dozentenprofile an, kümmerst dich um Bildungsgutscheine, Verträge, Prüfungsanmeldungen, Bescheinigungen und Zertifikate. Außerdem erfasst und meldest du Fehlzeiten, wertest sie aus und koordinierst Gespräche.
• Verwaltung & Organisation: Du hältst unsere Datenbank und Projektzeiträume aktuell, beantragst Maßnahmennummern, erstellst Klassenbücher, Befragungen und Statistiken und sorgst für rechtzeitige Informationsweitergabe an alle Beteiligten.
• Dokumentation & Abrechnung: Du bearbeitest Posteingang und -ausgang, prüfst Rechnungen, führst die Kasse, archivierst Unterlagen und stellst die Vollständigkeit der Klassenbücher sicher.
• Service & Außenauftritt: Du empfängst Besucher, beschaffst Lehr- und Lernmaterialien, verteilst Marketingmaterialien, sorgst für gepflegte Pflanzen im Eingangsbereich und funktionierende Automaten.

Qualifikation

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokommunikation oder Bürokaufmann/-frau
• EDV: Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung im Arbeiten mit Datenbanken
• Arbeitsweise: Serviceorientiert, sorgfältig, selbstständig und organisationsstark
• Persönlichkeit: Freundlich, diskret, zuverlässig, mit schneller Auffassungsgabe
• Erfahrung: Erste Erfahrungen in der öffentlich geförderten Erwachsenenbildung sind von Vorteil

Benefits

• Work-Life-Balance: Genieße bei einer Vollzeitbeschäftigung eine 39-Stunden-Woche, 29 Tage Urlaub pro Jahr sowie – je nach Position – Homeoffice und flexible Arbeitszeiten.
• Strukturierter Start: Unser umfassendes Onboarding und die strukturierte Einarbeitung sorgen dafür, dass du dich von Anfang an gut aufgehoben fühlst und erfolgreich durchstarten kannst.
• Wachstum und Entwicklung: Regelmäßiges Feedback und die Möglichkeit, dich in bereichsübergreifenden Teams einzubringen, fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Zusätzlich kannst du mit deinem monatlichen Bildungsbudget aus einer Vielzahl an Angeboten wählen.
• Exklusive Rabatte: Profitiere von attraktiven Personalrabatten bei vielen renommierten Marken sowie einem Probonio-Gutschein, den du bei zahlreichen namhaften Unternehmen einlösen kannst.
• Bikeleasing: Leihe dir über unser Bikeleasing-Programm kostengünstig ein Fahrrad oder E-Bike – für einen nachhaltigen, gesunden und flexiblen Arbeitsweg.
• Teamspirit und Kultur: Freue dich auf ein offenes, wertschätzendes Arbeitsumfeld, eine Duz-Kultur und regelmäßige Team-Events, die den Zusammenhalt stärken und das Arbeitsklima positiv gestalten.