Sekretär/in (m/w/d) im Steuerbüro

Sigrun Frank-Stöhr; Dieburg; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Die Arbeitsagentur sucht für ihr Büro in Dieburg eine engagierte Sekretärin, die die Geschäftsleitung unterstützt. Sie betreut Empfang und Telefonzentrale, begrüßt Mandanten und Gäste und leitet Anrufe bei Bedarf weiter.

Zu Ihren Aufgaben gehört Stammdaten- und Mandatsverwaltung, Fristenkontrolle, Terminplanung, Dokumentenmanagement in Digital- und Papierform sowie die Organisation von Besprechungen und regelmäßigen Rundschreiben.

Qualifications

• Sehr gute PC- und Microsoft Office Kenntnisse.
• Ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift.
• Dienstleistungs- und Serviceorientierung.
• Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft.
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Organisationsfreude.
• Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit.

Responsibilities

• Empfang und Telefonzentrale, Annehmen und Weiterleiten von Gesprächen.
• Mandatsverwaltung, Fristenkontrolle, Terminplanung.
• Dokumente erstellen und ablegen – digital und papierbasiert.
• Büroabläufe organisieren, Besprechungen und Mandantenrundschreiben.
• Rechnungen zeitnah erstellen und versenden.
• Umgang mit Hardware für Online-Seminare und -Konferenzen.
• Eigenverantwortliche Problemlösungen herbeiführen.
• Aktive Kommunikation mit Mitarbeitern, Mandanten, Partnern und Lieferanten.

Skills

Kommunikation

Organisation

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Tools

Microsoft Office

Job description

Zweck der Stelle: Wir suchen für unser Büro in Dieburg Verstärkung. Die Sekretärin ist die rechte Hand der Geschäftsleitung. Wichtige organisatorische Tätigkeiten des Unternehmens fallen in Ihren Tätigkeitsbereich, sowie die Kommunikation nach Außen und Intern.

Hauptaufgaben

• Empfang / Telefonzentrale:
  • Annahme von Telefongesprächen
  • Bearbeitung der eingehenden Anrufe mit gegebenenfalls Weiterleitung an die zuständigen Kollegen
  • Empfang/Bewirtung von Mandanten und Gäste
  • Entgegennahme der Post und Bearbeitung im Programm Post, Fristen und Bescheide
• Organisation:
  • Stammdatenverwaltung / Mandatsverwaltung
  • Fristenkontrolle
  • Terminplanung
  • Erstellung und Ablage von Dokumenten - sowohl Digital als auch in Papierform
  • Organisation von Büroabläufen Sekretariat, von Besprechungen und von regelmäßigen sowie anlassbezogenen Mandantenrundschreiben
  • zeitnahes Erstellen und Versenden von Rechnungen
  • Umgang mit Hardware für Online-Seminare und -Konferenzen
  • Selbstständige Problemlösungen herbeiführen
  • Ausgeprägt aktive Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitern, Kollegen, Mandanten, Partnern und Lieferanten – Schnittstelle im Unternehmen

Verantwortung

Als Sekretärin haben Sie in alle Bereiche des Unternehmens Einblick und tragen dafür Verantwortung, dass Informationen nur mit Bedacht weitergegeben werden. Die Position ist eine Schlüsselposition zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern, Mandanten, Partnern und Lieferanten. Alle Kontakte werden hier verwaltet. In der Kommunikation nach außen, ist es besonders wichtig, dass bei potentiellen und bestehenden Mandaten sowie bei Lieferanten ein positiver Eindruck des Unternehmens entsteht. Auch intern läuft der Kommunikationsfluss über diese Position. Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten wird vorausgesetzt. Enge Abstimmung zwischen FrauFrank-Stöhr und deren Stellvertreter werden erwartet. Diverse Projekte wie Veranstaltungen / Meetings sind selbstständig unter Eigenverantwortung abzuwickeln.

Anforderungen

• sehr gute PC und Microsoft Office Kenntnisse
• ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift
• Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
• Loyalität / Identifikation mit dem Unternehmen
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsfreude
• Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit