Sekretär:in (m/w/d) Berufsfachschule Pflege, Marienhausschule BBS

Schulstiftung im Bistum Osnabrück; Meppen; On-site; EUR 23,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Fort- und Weiterbildung

Kirchliche Zusatzversorgung (KZVK)

JobRad

Job summary

Die Marienhausschule in Meppen sucht eine engagierte Sekretär:in (m/w/d) für die Berufsfachschule Pflege. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für Schüler/innen, Eltern und Lehrkräfte und gestalten den Schulalltag organisatorisch mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Post- und Terminmanagement, Prüfungsvorbereitung, Verwaltung von Akten und Korrespondenz sowie Unterstützung bei Konferenzen und Elternsprechtagen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und arbeiten zuverlässig im Team.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Praxiserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich vorteilhaft.

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für Schülerinnen und Schüler, Eltern und Kollegium.
• Empfang, Posteingang/Outlook-Termine, Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen
• Unterstützung bei Bewerbungs- und Anmeldeverfahren, Verwaltung von Schülerakten und Zeugnissen
• Zusammenarbeit mit Praxisschulen und Organisation von Praxisanleitungen und Ausbildungsangelegenheiten
• Verantwortung für Abrechnung und Fördermittelverwaltung im Bildungsbereich
• Beschaffung von Büro- und Lernmaterialien, Organisation der Raumausstattung

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Diskretion

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

MS Office

Schulverwaltungssoftware

Job description

Die Marienhausschule ist eine Berufsfach-, Fach- und Fachoberschule in Meppen. Die Schwerpunkte und Bildungsangebote liegen neben der schulischen Qualifikation der Schülerinnen und Schüler in den sozialpädagogischen und pflegerischen Ausbildungsgängen. Hier werden Pflegefachkräfte, sozialpädagogische Assistenten, Erzieher, Heilerziehungspfleger und Ergotherapeuten ausgebildet. Die Fachoberschule Gesundheit und Soziales kann mit den Schwerpunkten Gesundheit und Pflege sowie Sozialpädagogik besucht werden. Zu sofort suchen wir eine Sekretär:in (m/w/d) für die Berufsfachschule Pflege.

Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, den Schulalltag organisatorisch mitzugestalten und als zentrale Anlaufstelle für Schülerinnen und Schüler, Eltern sowie das Kollegium tätig zu sein.

Ihre Aufgaben

• Service & Empfang: Zentrale Ansprechstelle für Schüler/innen, Lehrkräfte, Eltern, Behörden und Kooperationspartner/innen, Besucherempfang sowie Sicherstellung der Erreichbarkeit während der Bürozeiten
• Büroorganisation: Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs, Telefondienst, Terminplanung, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Elternsprechtagen und fachbereichsbezogenen Veranstaltungen
• Schüler/innen- und Prüfungsverwaltung: Unterstützung bei Bewerbungs- und Anmeldeverfahren, Pflege der Schüler/innenakten und -daten, Bearbeitung von Krankmeldungen, Betreuung erkrankter Schüler/innen, Ausstellung von Bescheinigungen und Zeugnissen sowie Verwaltung und Archivierung von Prüfungsunterlagen
• Organisation der Pflegeausbildung: Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung der Praxiseinsätze, Korrespondenz mit den Einrichtungen der praktischen Ausbildung, Prüfungsorganisation, Mitwirkung bei der Organisation der Praxisanleiter/innen-Ausbildung sowie Zusammenarbeit mit dem RLSB in schulorganisatorischen und ausbildungsbezogenen Angelegenheiten
• Kassen-, Abrechnungs- und Fördermittelwesen: Dateneingabe und Abrechnung der Bildungsgänge über den Pflegeausbildungsfonds, Zuarbeit bei der Haushaltsführung und Verwaltung von Klassengeldern sowie Beantragung und Verwaltung von Erasmus+-Fördermitteln
• Beschaffung & Verwaltung: Bestellung von Büro- und Lehrmaterial sowie Organisation der Raumausstattung

Die Anforderungen

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement), Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Praxiserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, idealerweise mit Kenntnissen im Kassen-, Abrechnungs- oder Buchhaltungsumfeld
• Arbeitsweise: Selbstständig, zuverlässig und verantwortungsbewusst mit ausgeprägtem Organisations- und Koordinationstalent sowie hoher Belastbarkeit, insbesondere bei starkem Publikumsverkehr
• Kompetenzen: Team- und Kooperationsfähigkeit, Verschwiegenheit, Empathie im Umgang mit Schüler/innen und Eltern sowie eine klare, serviceorientierte Kommunikationsweise
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, insbesondere MS Office, sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in schulartspezifische Verwaltungssoftware
• Werteorientierung: Identifikation mit den Zielen der Schulstiftung und der Schule sowie Bereitschaft, diese aktiv zu unterstützen und die Aufgaben im Sinne der Kirche wahrzunehmen

Unser Angebot

• Interessanter Arbeitsplatz bei einem großen freien Schulträger
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine Vergütung nach EG 6 AVO/TVöD
• Eine kirchliche Zusatzversorgung bei der KZVK Mitarbeiterbenefits (z. B. JobRad)