Schulsekretär (m/w/d) in Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden

Jg Gruppe; Köln; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Die Jg Gruppe sucht in Köln eine engagierte Bürofachkraft für den Schulbetrieb einer Pflegefachschule. Sie betreuen Mitarbeitende, Dozent:innen, Schüler:innen und Bewerber:innen und übernehmen Schreibarbeiten im Schulbetrieb.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminverwaltung, Prüfungsvorbereitung, Büromanager- Tätigkeiten, Postbearbeitung, Abrechnung von Dozenten und Pflege der Personalakten. Eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise wird erwartet.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freude am Umgang mit jungen Menschen und Lernenden.
• Bereitschaft, sich aktiv an Mitgestaltung des Aufgabenbereichs zu beteiligen.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit für die Zusammenarbeit mit Ausbildungsbeteiligten.
• Selbstständige, innovative Arbeitsweise und gute EDV-Kenntnisse.

Responsibilities

• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Dozent:innen, Schüler:innen und Bewerber:innen und Weitergabe relevanter Informationen.
• Schreibarbeiten im Zusammenhang mit dem Schulbetrieb übernehmen.
• Organisation und Verwaltung von Terminen, Gesprächen, Prüfungen und Vorstellungsterminen.
• Büromanagement, Postbearbeitung, Telefonannahme, Materialbestellungen, Erfassungen und Kopierarbeiten.
• Bearbeitung monatlicher Dozentenabrechnungen und fristgerechte Abwicklung.

Skills

Büroorganisation

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

EDV Kenntnisse

Microsoft Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Job description

Du arbeitest gerne organisiert, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und hast Freude am Umgang mit Menschen? Du möchtest den Schulbetrieb einer Pflegefachschule aktiv unterstützen und dabei eigenständig sowie verantwortungsvoll arbeiten?

Dann freuen wir uns darauf, Dich in unserem Team der Pflegefachschule Köln begrüßen zu dürfen!

Ihre Aufgaben

• Du bist Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Dozent:innen, Schüler:innen und Bewerber:innen und übernimmst deren Betreuung sowie die Weitergabe relevanter Informationen
• Sämtliche Schreibarbeiten übernimmst Du, die im Zusammenhang mit dem laufenden Schulbetrieb anfallen
• Die Organisation und Verwaltung von Terminen, insbesondere für Gespräche, Treffen, Prüfungen und Vorstellungstermine, gehört zu Deinem Aufgabenbereich
• Du übernimmst vielfältige Aufgaben im Büromanagement, darunter die Postbearbeitung, Telefonannahme, Materialbestellungen, statistische Erfassungen und Kopierarbeiten
• Du bearbeitest die monatlichen Dozentenabrechnungen und sorgst für eine zuverlässige und fristgerechte Abwicklung
• Du bereitest die praktischen Ausbildungskataloge vor und übernimmst bei Bedarf deren Vervollständigung
• Bei der Führung und Pflege der Personalakten wirkst Du mit
• Du bearbeitest Krankmeldungen und erfassen sonstige Fehlzeiten zuverlässig und sorgfältig

Ihr Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder bringst bereits Erfahrung in der Büro- oder Sekretariatsarbeit mit, idealerweise im schulischen oder Ausbildungsbereich
• Du hast Freude im Umgang mit jungen Menschen, die sich in der Ausbildung befinden
• Du bist neugierig und möchtest in hohem Maße an der Mitgestaltung ihres Aufgabenbereiches beteiligt werden
• Deine Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit trägt somit auch zur guten Zusammenarbeit mit anderen an der Ausbildung beteiligten Berufsgruppen bei
• Deine Selbständigkeit und innovative Art zu arbeiten zeichnen Dich aus
• Du hast gute EDV-Kenntnisse und bist insbesondere versiert im Microsoft-Office-Paket
• Als Einrichtung eines katholischen Trägers wünschen wir uns von Dir, dass Du eine positive Grundeinstellung zu den christlichen Werten hast