Sachbearbeiter/-in Schulungen (E-Akte) (m,w,d)

Hanse- und Universitätsstadt Rostock; Rostock; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Deutschland sucht eine/n Sachbearbeiter/in für Schulungen im Bereich E-Akte. Zu Ihren Aufgaben gehören das Schulungsmanagement und die Unterstützung bei der Einführung der E-Akte. Sie arbeiten in Teilzeit und haben die Möglichkeit, sich in einem familienfreundlichen Umfeld weiterzuentwickeln. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene relevante Ausbildung und umfangreiche PC-Kenntnisse. Angeboten werden gute Fortbildungsmöglichkeiten und eine familiäre Arbeitsatmosphäre.

Leistungen

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Betriebliche Altersvorsorge

Jahresurlaub 30 Tage

Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene relevante Berufsausbildung erforderlich.
• Erfahrungen im Umgang mit Fachanwendungen wünschenswert.
• Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Schulungsformaten von Vorteil.

Aufgaben

• E-Akte Schulungsmanagement und Durchführung von Schulungen.
• Erstellung und Aktualisierung von Schulungsmaterialien.
• Unterstützung bei der Einführung der E-Akte.

Kenntnisse

PC-Kenntnisse

Moderationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Empathie

Ausbildung

Ausbildung Kaufleute für Büromanagement

Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten

Ausbildung Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste

Tools

Dokumentenmanagementsystem d.3

Word

Excel

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter/-in Schulungen (E-Akte) (m,w,d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle befristet bis zum 31. Dezember 2026 gemäß § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz und in Teilzeit mit 74,3 v.H. einer Vollzeitbeschäftigung (28,9 Wochenstunden) im Amt für Digitalisierung und IT zu besetzen. Die Optionen einer möglichen Verlängerung werden zum gegebenen Zeitpunkt geprüft.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg‑Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Wir suchen eine/n Mitarbeitende/n (m,w,d) für folgende Aufgaben:

• E‑Akte Schulungsmanagement
• Planung, Erstellung und Durchführung verschiedener Schulungsformate (Präsenz, online, Vor‑Ort) – insbesondere zur Einführung der E‑Akte – sowie Beratung und Unterstützung der Nutzer/-innen (m,w,d)
• Erstellung, Prüfung und Aktualisierung von Schulungsmaterialien, Handbüchern, Videos und Blended Learning Angeboten
• Koordination der Schulungen in Abstimmung mit dem Sachgebiet Nachwuchsgewinnung und operative Personalentwicklung (vertretungsweise)
• Unterstützen der Einführung der E‑Akte
• Unterstützung bei der organisatorischen Einführung der E‑Akte, inklusive Verwaltung, Scannen und Einpflegen von Dokumenten und Aktenplänen im Dokumenten‑Management‑System (DMS d.3)
• Erstellen und Anpassen von Dokumenten und Formularen (z. B. in Word und Excel) zur Datenübersicht und Stichprobenkontrolle digitalisierter Akten
• Durchführung von Internetrecherchen, Datenaufbereitung für Intranet‑Veröffentlichungen und Vorbereitung von Tagungs‑ und Seminarräumen
• Aufbereiten und Digitalisieren von Bestandsakten nach Anleitung
• Sortieren, Relevanzbewertung und Vorbereitung von Bestandsakten für die Digitalisierung (z. B. Klammern entfernen, Barcodes anbringen)
• Scannen, Nachbearbeiten und digitales Ablegen der Dokumente im Dokumentenmanagementsystem inklusive Vergabe der Metadaten

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• Abgeschlossene Ausbildung Kaufleute für Büromanagement oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d) oder Justizfachangestellte/r (m,w,d)) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zur/zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste (m,w,d) oder mit ähnlicher Ausrichtung (Mediengestalter/-in Digital und Print (m,w,d) oder Kommunikationsdesigner/in (m,w,d))
• Erfahrungen im Umgang mit Fachanwendungen, idealerweise mit einem Dokumentenmanagementsystem (vorzugsweise d3) wünschenswert
• Erfahrungen in der Planung, Erstellung und/oder Durchführung von Schulungsformaten wünschenswert
• Erfahrungen in der Erstellung von Schulungsunterlagen wünschenswert
• Umfassende PC‑Kenntnisse (Word, Excel, Windows, PowerPoint)
• Moderationsfähigkeit, Sprechen und Anleiten von Gruppen
• Methodenkompetenz und Organisationsgeschick
• Kommunikations‑ und Motivationsfähigkeit sowie Empathie und Resilienz
• Didaktische Kompetenzen, Fähigkeit individuell auf Fragen und Bedürfnisse der Nutzenden oder Teilnehmenden einzugehen
• Selbstständiges, verantwortungsvolles Arbeiten, Flexibilität, Teamfähigkeit

Entgelt: Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 9a bewertet.

Zudem bieten wir:
• Sehr gute Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD‑VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage
• Betriebliche Altersvorsorge (ATV‑K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online‑Formular.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die mitziehende Partnerin/den mitziehenden Partner (m,w,d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr.

WELCOME-REGION-ROSTOCK.DE

Bewerbungsfrist

15. Dezember 2025

Tätigkeitsaufnahme

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart

Teilzeit, befristet

Ansprechpartner

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne!
Bärbel Seemann
Tel. [phone]‑1319

Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.