Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Bau & Technik

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Garching bei München; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine führende Forschungseinrichtung in Deutschland sucht eine/n Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Bau & Technik in Teilzeit. Zu den Aufgaben gehören Controlling von Bauaufträgen, Pflege von CAFM-Daten und Vertragsverwaltung. Bewerber*innen sollten eine kaufmännische Ausbildung haben und Erfahrung in der Sachbearbeitung mitbringen. Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub werden angeboten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Vergünstigte Jobtickets

Betriebliche Altersvorsorge

Kantine mit abwechslungsreichem Angebot

Weiterbildungsangebote

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit technischem Verständnis.
• Fundierte Erfahrung in Sachbearbeitung und Vertragsverwaltung.
• Bereitschaft, zusätzliche EDV‑Kenntnisse zu erwerben.

Aufgaben

• Abwicklung und Controlling von Bau- und Wartungsaufträgen.
• Pflege und Qualitätssicherung der CAFM-Daten.
• Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäudemanagement.

Kenntnisse

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Erfahrung in Sachbearbeitung

Fundierte MS Office-Anwendungen

Technisches Verständnis

Lösungsorientiertes Denken

Ausbildung

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

CAFM

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Bau & Technik (Teilzeit 50%) – IPP

Arbeitgeber: Max-Planck-Institut für Plasmaphysik e.V. | Arbeitsort: Garching bei München | Anstellungsart: Teilzeit (Vormittag, Nachmittag, Abend) | Befristung: 24 Monate | Beruf: Kaufmann/-frau - Büromanagement | Einstieg ab 01.01.2026

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik (IPP) ist ein weltweit herausragendes Zentrum für Fusionsforschung. Mit rund 1.100 engagierten Mitarbeitenden in Garching bei München und Greifswald widmen wir uns der Erforschung der Grundlagen für Fusionskraftwerke. Fusionskraftwerke haben das Potenzial, eine bedeutende Rolle für die Energieversorgung künftiger Generationen zu übernehmen. Am IPP-Standort in Garching forschen wir am Großexperiment ASDEX Upgrade, einer Fusionsanlage vom weltweit bekannten Typ Tokamak.

Wir besetzen aktuell eine Position als Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Gebäudemanagement in der Abteilung Facility Management. Der Bereich Facility Management (FM) ist verantwortlich für die betriebstechnische Infrastruktur sowie den Erhalt und die Modernisierung der rund 60 Gebäude sowie der dazugehörigen Verkehrsflächen und Grünanlagen auf dem Campus. Diese Position ist in Teilzeit (50%) zu besetzen und befristet für 24 Monate.

Das sind Ihre Aufgaben

• Abwicklung und Controlling von Bau-, Wartungs- und Prüfaufträgen inkl. Budget- und Mittelabflusssteuerung sowie logistische Rechnungsprüfung/Abrechnung in SAP
• Anlage, Pflege und Abschluss von Bestellungen, Bauanträgen und Verträgen (Obligo-/Kostenüberwachung, Skonto/Gutschriften, Termin- und Statuspflege)
• Mitwirkung an VOB- und Rahmenvertragsausschreibungen (Unterlagen, Spezifikationen, Vorauswahl) nach gesetzlichen/zuwendungsrechtlichen Vorgaben
• Pflege und Qualitätssicherung der CAFM-Daten in Archibus sowie Erstellung von Statistiken/Reports
• Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäudemanagement
• Büro- und Assistenzaufgaben: Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Materialbeschaffung, Protokollführung

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit gutem technischem Verständnis oder ggf. technische Ausbildung mit einschlägiger kaufmännischer Weiterbildung
• Fundierte Erfahrung in den Bereichen Sachbearbeitung, Vertragsverwaltung und Abrechnung
• Exzellente Kenntnisse der gängigen MS Office‑Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV‑Kenntnisse (z. B. SAP, CAFM) zu erwerben und zur geplanten Digitalisierung beizutragen
• Kenntnisse im Bereich Hochbau und Gebäudetechnik von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands‑on‑Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise

Das sind die Gründe bei uns zu starten

• Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 9a TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
• Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Urlaub (bei 5‑Tage‑Woche) und zusätzlich freie Tage, z. B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
• Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
• Zuschüsse für Jobtickets (z. B. Deutschlandticket)
• Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
• Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
• Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online‑Trainingsakademie der Max‑Planck‑Gesellschaft
• Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
• Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
• Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens‑ und Arbeitssituationen
• Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld ist uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von sozialer, ethischer oder religiöser Herkunft bzw. sexueller Orientierung. Ebenso unterstützen wir die Einstellung von Menschen mit Schwerbehinderung.

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte finden Sie auf unserer Webseite unter: Datenschutz.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 31.12.2025.

Haben Sie Fragen? Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung.
Anita Birk
HR | Personalreferentin