Projektassistenz (all gender) Ref. Nr.; 17680 - MO

SD & T Systems Development & Technology AG; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

SD & T Systems Development & Technology AG sucht eine Netzbetreiber-Projektassistenz (all gender) mit 50% Remote-Option und 50% Vor-Ort-Anwesenheit in Berlin. Sie unterstützen das Projektteam SOL Baumanagement in administrativen Fragen, planen Meetings und koordinieren Raumbuchungen sowie Catering.

Zu den Aufgaben gehören Onboarding/Offboarding, Veranstaltungsmanagement, Workshop-Organisation und Reiseplanung. Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen und administrativen Abläufen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

Responsibilities

• Ansprechpartner/in für das Projektteam SOL Baumanagement bei administrativen Fragen.
• Planung von internen/externen Projektmeetings und Raumbuchungen.
• Organisation von Meetings, Catering und Einladungen.
• Unterstützung des Projektteams durch Nachverfolgung von Aufgaben.
• Veranstaltungsmanagement und Workshop-Organisation.
• Onboarding/Offboarding von Mitarbeitenden im Projektteam.
• Dienstreiseorganisation inkl. Ticketsystem und Reisen via Reisetool.
• Anlegen von IT-Tickets und Bearbeitung von Tool-Abmeldungen im SAP-Umfeld.

Skills

Kaufmann/-frau Büromanagement

Assistenzfunktionen

Deutsch (C1)

Englisch (B2)

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

SAP

Heat Ticketsystem

VIM Abrechnungsportal

Job description

Netzbetreiber – Projektassistenz (all gender) Ref. Nr.: 17680

Vertragsverhältnis: Anstellung

Einsatzdauer: 01.01.2027 bis 30.06.2028, Option auf Verlängerung auf max. 48 Mon., 37/Woche

Einsatzort: Remote 50% & Onsite Berlin 50%, Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2-3 pro Jahr)

Aufgabenbeschreibung

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) incl.
• Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
• Teilweise mit Teilnahme incl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
• Veranstaltungsmanagement
• Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, incl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via
• Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, incl.
• Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Vorbereitung von Foliensätzen
• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links

Kenntnisse und Erfahrungen in:

• oben genannten Aufgaben
• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/{em} Kauffrau für Büromanagement
• oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)