Kaufmännische Projektassistenz (m/w/d)

newVation GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

30 Urlaubstage

Betriebliche Krankenversicherung

Betriebliche Altersvorsorge

JobRad

Corporate Benefits

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Teamevents & Networking

Job summary

newVation GmbH sucht eine engagierte Assistenz (m/w/d) für das Projektteam SOL Baumanagement. Sie sind Schnittstelle, koordinieren Meetings, organisieren Workshops, buchen Räume, Catering und Einladungen und unterstützen das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Protokollierung, Nachverfolgung von Aufgaben, Reiseorganisation via Tripsource und die Bearbeitung von SAP-Bestellungen. Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office sind erforderlich.

Qualifications

• Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse (C1) und gute englische Kenntnisse (B2).
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und mehrjährige Assistenzerfahrung.
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen sowie Assistenzfunktionen.

Responsibilities

• Ansprechpartner/in für das Projektteam SOL Baumanagement bei administrativen/organisatorischen Fragen.
• Planung von Projektmeetings inkl. Raumbuchung, Cateringbestellung und Einladungversand.
• Teilweise Teilnahme inkl. Protokollierung und Führung von Aufgabenlisten.

Skills

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse B2

MS Office Kenntnisse

Assistenzfunktionen Erfahrung

Education

Kaufmann/-frau für Büro- oder vergleichbare Fachrichtung

Tools

Heat Ticketsystem

SAP

VIM

Tripsource

Job description

newVation ist der Experte für Know-how-Vermittlung im Energie- und Infrastruktur-Sektor. Als dynamischer Partner bieten wir Dir verantwortungsvolle Aufgaben in anspruchsvollen Umfeldern und begleiten Dich langfristig in Deiner beruflichen Entwicklung.

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl. Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
• Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Vorbereitung von Foliensätzen
• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
• Sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung MS Office

• New Work: hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten
• Individuelle Konditionen: attraktives Gehaltspaket und 30 Urlaubstage
• Benefits: betriebliche Krankenversicherung (bKV mit Zahnzusatz und stationärer Versorgung), betriebliche Altersvorsorge (bAV mit hoher Arbeitgeberförderung), JobRad, Corporate Benefits
• Weiterentwicklung: individuelle Entwicklungsprogramme, Training on the Job und Workshops
• Events: regelmäßige Teamevents, Firmenfeiern und Networking-Formate

Beginn ab sofort