Projektassistenz (all gender)

SD&T; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Sd & T Ag in Berlin sucht eine Netzbetreiber-Projektassistenz (all gender) zur Unterstützung des Projektteams SOL Baumanagement. Sie arbeiten administratif, koordinieren Meetings, organisieren Räume, Catering und Versand von Einladungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Workshops, Onboarding/Offboarding, Dienstreisen via Tripsource, sowie die Pflege von Ablagen. Neben exakten Deutschkenntnissen auf C1 verfügen Sie über gutes Englisch (B2) und eine kaufmännische Ausbildung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder gleichwertig.
• 1

Responsibilities

• Ansprechpartner/in für das Projektteam SOL Baumanagement bei administrativen Fragen.
• 2

Skills

Projektkoordination

Assistenz

Kommunikation Deutsch/Englisch

Education

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Tools

SAP

Ticketsystem Heat

VIM

Tripsource

Job description

ITK Dienstleistung | Projektunterstützung | Personalberatung

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle Formulierungen in den Projekt- und Stellenangeboten geschlechtsneutral sind. Bewerbungen von Frauen und Männern sind gleichermaßen für alle Anzeigen willkommen. Entscheidend sind die fachlichen und persönlichen Qualifikationen.

Netzbetreiber-Projektassistenz (all gender) (Ref.Nr.: 17680 - MO)

Vertragsverhältnis

Vertragsverhältnis Anstellung

Zeitraum ab 01.01.2027 - 30.06.2028, Option auf Verlängerung

Aufgaben

Aufgaben Aufgabenbeschreibung:

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
• Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
• Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
• Veranstaltungsmanagement
• Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Vorbereitung von Foliensätzen
• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links

Kenntnisse und Erfahrungen in:

• oben genannten Aufgaben
• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)

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