A50261116P2B1: Projektassistenz Baumanagement – Office Management & SAP | Berlin | 50% Remote | ANÜ

joyIT Recruiting GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

50% Remote-Arbeit

Job summary

joyIT Recruiting GmbH in Berlin vermittelt eine Projektassistenz (m/w/d) für das SOL Baumanagement im Geschäftsbereich DC-Links. Sie unterstützen das ca.

40-köpfige Team administrativ, koordinieren Meetings, organisieren Workshops und betreuen Onboarding/Offboarding. Zu den Aufgaben gehören Reiseorganisation, SAP-Bestellungen, Ticketsystem Heat, Abrechnung im VIM-Portals sowie deutsch- und englischsprachige Korrespondenz.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung.
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und organisatorischen Abläufen.
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Ansprechpartner/in und Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen Fragen.
• Planung von Projektmeetings inkl. Raumbuchung, Catering und Einladungen.
• Veranstaltungsmanagement und Organisation von Workshops.
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Unterstützung beim Offboarding.
• Bearbeitung von Dienstreisen (Tripsource) und IT-Tickets im Heat-System.
• SAP-Bestellungen für Waren/Dienstleistungen und Abrechnung im VIM.
• Büromaterialbestellungen via SAP und Korrespondenz auf Deutsch/Englisch.

Skills

Deutsch C1

Englisch B2

Organisationsfähigkeit

Assistenzfunktion

Education

Kaufmann/Kauffrau Büromanagement

Tools

MS Office

SAP

Heat

VIM

Tripsource

Job description

Ein Übertragungsnetzbetreiber der Energiewirtschaft mit Sitz in Berlin sucht im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine Projektassistenz (m/w/d) für das Projektteam SOL Baumanagement (SuedOstLink) im Geschäftsbereich DC-Links.

Aufgaben

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
  • Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
  • Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
• Veranstaltungsmanagement
  • Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Vorbereitung von Foliensätzen
• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z. B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
• Sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung MS Office

Zusätzliche Informationen

• Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ)
• Dauer: 01.01.2027 bis 30.06.2028
• Verlängerungsoption: Ja, Verlängerung auf max. 48 Monate möglich
• Stadt: Berlin
• Arbeitsmodell: 50 % remote und 50 % vor Ort in Berlin
• Auslastung: 37 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag)
• Dienstreisen: Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2–3 pro Jahr)
• Sprache: Deutsch (C1) und Englisch (B2)