Projektassistenz Finanzen / fh-820

SimplyVision GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

SimplyVision GmbH sucht eine Projektassistenz Finanzen in Berlin mit 50% Prämisse für Sitz Berlin und 50% Remote. Zu den Aufgaben gehören organisatorische Tätigkeiten im Projektteam SOL Baumanagement, Workshop-Organisation, Onboarding/Offboarding sowie Abwicklung von Reisetätigkeiten und SAP-/VIM-Bearbeitung.

Sie arbeiten eng mit dem Projektteam zusammen, verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Büroerfahrung und ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) sowie gute

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in assistenten- bzw. bürowirtschaftlichen Abläufen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit SAP.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Projektteams SOL Baumanagement.
• Unterstützung der Programmassistenz SOL und des Assistenzteams bei Belastungsspitzen.
• Planung von Meetings inkl. Raumreservierung, Catering, Einladungen und Protokollführung.
• Organisation von Workshops in-house und extern, inklusive Auswahl, Verhandlung und Beauftragung.
• Durchführung des Onboardings neuer Mitarbeitender und Abwicklung des Offboardings.
• Organisation von Dienstreisen (Buchung über Reisetool) und IT-Tickets im Ticketsystem Heat.
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP und Abrechnung im VIM-Portal.
• Pflege der Ablage und Vorbereitung von Präsentationen.
• Betreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links.

Skills

MS Office

Deutsch (C1)

Englisch (B2)

Organisationsfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

SAP

Heat Ticket System

VIM Abrechnungsportal

Job description

Für unseren Kunden mit Sitz in Berlin, suchen wir aktuell eine/n: Projektassistenz Finanzen (m/w/d) mit folgenden Details:

• Laufzeit: 01.01.2027 – 30.06.2028 (Verlängerung möglich)
• Arbeitsort: Berlin / remote (50% Berlin, 50% remote) – Wohnort in Deutschland Voraussetzung
• Geschäftsreisen: Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2-3 pro Jahr)
• Vertrag: ANÜ – Anstellung bei SimplyVision

Die Projektassistenz (m/w/d) soll vorrangig organisatorische und administrative Aufgaben für das Projektteam SOL Baumanagement ausführen, sowie die Programmassistenz SOL und das weitere Assistenzteam im Bereich DC-Links bei Belastungsspitzen / in Urlaubszeiten entlasten.

• Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
  • Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand o Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten – Veranstaltungsmanagement
  • Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
• Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
• Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
• Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
• Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
• Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
• Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Vorbereitung von Foliensätzen
• Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
• erufserfahrung in Assistenzfunktionen – Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
• Sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung MS Office
• voraussichtlich am 19.11. und am 20.11.

Workload

Work Permit Expiration Date