Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) – Unternehmensgruppe (4 Tage Woche)

AVART Personal GmbH; Berlin; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

4-Tage-Woche

Unbefristete Festanstellung

Zentrale Lage Berlin-Mitte

Familiäres Arbeitsklima

Direkter Kontakt zur Geschäftsführung

Urban Sports & Wellpass

JobRad & Deutschlandticket

Corporate Benefits

Kostenfreie Verpflegung

Spannende Zusatzaufgaben

Résumé du poste

AVART Personal GmbH sucht eine engagierte Office Managerin/Teamassistenz (m/w/d) in Berlin-Mitte. Die Position bietet eine unbefristete Festanstellung und eine 4-Tage-Woche mit 36 Stunden von Montag bis Donnerstag.

Sie arbeiten als zentrale organisatorische Schnittstelle des Büros, unterstützen die Geschäftsführung und betreuen Gäste, Geschäftspartner sowie Mitarbeitende mit Professionalität und Freude.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management, Assistenz der Geschäftsführung oder Teamassistenz.
• Selbstständige Organisation von Büroabläufen.
• Idealerweise Erfahrung in vorbereitender Rechnungsbearbeitung.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke.

Responsabilités

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung.
• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags inkl. Terminplanung.
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz und zentrale Kommunikation.
• Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Postbearbeitung.
• Dokumentenmanagement und Pflege administrativer Übersichten.
• Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Fuhrparkbetreuung.
• Mitwirkung bei Sonderprojekten und Optimierung interner Abläufe.

Connaissances

Organisations-Talent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Eigeninitiative

Deutschkenntnisse (Sehr gut)

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Hotelfachausbildung

Outils

MS Office

Description du poste

Für eine etablierte und erfolgreiche Unternehmensgruppe aus der Immobilienwirtschaft suchen wir einen engagierten Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung in Berlin-Mitte.

Unser Auftraggeber blickt auf eine langjährige Erfolgsgeschichte zurück und ist erfolgreich in der Entwicklung, dem Bau, der Vermarktung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien tätig. Zum vielseitigen Immobilienportfolio gehören zahlreiche Gewerbeobjekte in Berlin und Brandenburg mit mehr als 250 Gewerbemietern. Das Unternehmen verbindet wirtschaftliche Stabilität mit einem familiären Arbeitsklima, kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Zusammenarbeit.

In dieser vielseitigen Position bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle des Büros und eine wichtige Unterstützung für die Geschäftsführung. Du sorgst für reibungslose Abläufe, koordinierst administrative Prozesse und bist eine freundliche und kompetente Ansprechperson für Gäste, Geschäftspartner und Mitarbeitende.

Besonders attraktiv: Du arbeitest 36 Stunden an vier Tagen von Montag bis Donnerstag und genießt damit jede Woche ein verlängertes Wochenende.

Was Du erwarten kannst

• Attraktive 4-Tage-Woche: 36 Wochenstunden von Montag bis Donnerstag – der Freitag ist regelmäßig frei
• Unbefristete Festanstellung: Ein langfristig sicherer Arbeitsplatz in einer erfolgreichen und etablierten Unternehmensgruppe
• Zentrale Lage: Moderner Arbeitsplatz in Berlin-Mitte, nahe dem Alexanderplatz und mit guter Verkehrsanbindung
• Familiäres Arbeitsklima: Ein freundliches, kollegiales Team mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur
• Direkter Kontakt zur Geschäftsführung: Eine abwechslungsreiche Assistenzposition mit Verantwortung und kurzen Entscheidungswegen
• Sport- und Gesundheitsangebote: Attraktive Zusatzleistungen wie Urban Sports und Wellpass
• JobRad und Mobilität: Möglichkeit zur Nutzung von JobRad sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket
• Corporate Benefits: Zahlreiche attraktive Mitarbeiterrabatte und Vergünstigungen
• Kostenfreie Verpflegung: Kaffee, Getränke und Snacks stehen am Arbeitsplatz zur Verfügung
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Ein vielseitiges Tätigkeitsfeld mit der Möglichkeit, zusätzliche organisatorische und administrative Verantwortung zu übernehmen

Deine Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie Übernahme vielseitiger Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags einschließlich Terminplanung, Besprechungskoordination und Vorbereitung von Meetings
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz sowie Betreuung der zentralen Telefon- und E-Mail-Kommunikation
• Unterstützung der vorbereitenden Rechnungsbearbeitung einschließlich Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen
• Digitale Postbearbeitung, Dokumentenmanagement sowie Pflege administrativer Übersichten und Unterlagen
• Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie administrative Betreuung des Fuhrparks
• Unterstützung bei organisatorischen Sonderprojekten und der Weiterentwicklung interner Büroabläufe

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Hotelfach oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Geschäftsführungsassistenz, Teamassistenz oder im Sekretariat
• Erfahrung in der eigenständigen Organisation von Büroabläufen und der Unterstützung administrativer Prozesse
• Idealerweise Kenntnisse in der vorbereitenden Rechnungsbearbeitung und im digitalen Belegmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Kommunikationsmitteln
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit in der geschäftlichen Korrespondenz
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten und ein hohes Maß an Serviceorientierung
• Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Flexibilität, Eigeninitiative und die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten