Office Manager / Abteilungsassistenz Berlin (all genders)

Gfk Ingenieure; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Familiäres und teamorientiertes Umfeld

Regelmäßige Teamevents mit viel Spaß (

New Work – Einzelbüro, Großraumfläche

Moderne und ergonomische Arbeitsplätze

Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte

Zu deinem Geburtstag schenken wir dir

Überdurchschnittliches und faires Gehs

Salfy: 50€ monatlich als Mitarbeiterv

Großartige Mitarbeiterrabatte

Betriebliche Krankenversicherung mit 0

Betriebliche Altersvorsorge

Innovationen im Unternehmen

Job summary

Gfk Ingenieure in Berlin sucht eine/n Office Manager/in (alle Geschlechter) zur Verstärkung des Office-Teams. Sie koordinieren den täglichen Bürobetrieb am Standort Berlin, strukturieren Abläufe, bereiten Meetings vor, organisieren Reisen und Veranstaltungen und unterstützen eigenständig mehrere Abteilungen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbaren Background sowie Erfahrung im Office Management oder in der Assistenz mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Background.
• Erfahrung im Office Management oder in der Assistenz.
• Umgang mit gängigen MS-Office-Tools ist Pflicht.

Responsibilities

• Organisieren und Koordinieren des täglichen Office-Betriebs am Standort Berlin.
• Strukturieren administrativer Prozesse und Vor- /Nachbereitung von Meetings.
• Bearbeiten von Rechnungen und Unterstützung der Abteilungen.
• Koordination von Dienstleistern, Lieferanten und interner Infrastruktur.
• Termine, Fristen und Aufgaben im Blick behalten.
• Unterstützung bei Reisen, Veranstaltungen und interner Kommunikation.

Skills

Office Management

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Office Manager / Abteilungsassistenz Berlin (all genders)

Kategorien:
Festangestellte

Arbeitszeiten:
Vollzeit

Hauptstandorte:
Berlin

Benefits

• Familiäres und teamorientiertes Unternehmensumfeld
• Regelmäßige Teamevents mit viel Spaß (Firmenläufe, Benefizturniere, Weihnachtsfeiern, spontane Grill-Sessions)
• New Work – Einzelbüro, Großraumfläche oder den gemütlichen Büromöbeln
• Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (höhenverstellbare Tische, hochwertige Stühle, Telefonkabinen, Noise-Cancelling-Kopfhörer)
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte – hybrid, Vollzeit (40 Std./Woche)
• Zu deinem Geburtstag schenken wir dir einen freien Tag, ebenso wenn du ein Ehrenamt ausübst
• Überdurchschnittliches und faires Gehaltsgefüge
• JobRad kostengünstig über den Arbeitgeber leasen - Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• Hansefit – wir unterstützen deine sportlichen Aktivitäten
• Salfy: 50€ monatlich als Mitarbeiterbenefit für Nahverkehrsticket, Mittagessen, Internetrechnung u.v.m.
• Großartige Mitarbeiterrabatte bei vielen Premiummarken
• Betriebliche Krankenversicherung mit 300€ Gesundheitsbudget pro Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge (60€ durch den Arbeitgeber)
• Unsere Unternehmensphilosophie verbindet Zufriedenheit mit Deiner Arbeit
• Innovationen im Unternehmen sowie Fortbildungen für Dich – bspw. in unserer GFK Akademie

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Background und bereits Erfahrung im Office Management, in derAssistenz oder einer ähnlichen Rolle gesammelt. Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Tools gehört für dich zum Alltag. Für diese Position ist eine hohe Präsenz imBüro wichtig – du bist also gern mittendrin statt nur dabei.

Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen, und punktest mit Organisationstalent, Diskretion und starker Kommunikation. Teamwork ist für dich kein Buzzword, sondern selbstverständlich – Loyalität, eine schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation, Dinge aktiv voranzubringen, runden dein Profil ab.

Aufgaben

• Organisieren und Koordinieren des täglichen Office-Betriebs an unserem neuen Standort im Herzen Berlins in der Giesebrechtstr. 20, 10629 Berlin
• Strukturieren und Optimieren administrativer Prozesse, damit alles reibungslos läuft
• Vor- und Nachbereiten von Meetings, Reisen und Veranstaltungen
• Bearbeiten von Rechnungen und Behalten des Überblicks über alle Vorgänge
• Administrative und koordinative Unterstützung unserer Abteilungen
• Koordinieren von Dienstleistern, Lieferanten und Partnern und Sicherstellen einer klaren Kommunikation
• Überwachen von Terminen, Fristen und Aufgaben
• Verwalten von Bürobedarf und interner Infrastruktur