Assistenz / Office Management (w/m/d)

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 55.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Zentraler Standort

Persönliches Umfeld

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Bereich Immobilien in Berlin sucht eine/n Assistenz / Office ManagerIn (w/m/d), der/die in einem familiären Umfeld Verantwortung übernimmt. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung des geschäftsführenden Gesellschafters, das Management von Dokumenten und die Organisation von Meetings. Gesucht wird eine strukturierte Persönlichkeit mit Erfahrung im Assistenzbereich und einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein. Flexible Arbeitszeiten und ein zentraler Standort am Kudamm werden angeboten.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management.
• Erfahrung im Immobilienmanagement ist von Vorteil.
• Strukturierte und verlässliche Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung des geschäftsführenden Gesellschafters im Zeitmanagement.
• Pflege und Nachverfolgung von Unterlagen im Immobilienbestand.
• Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung laufender Projekte.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Verantwortungsbewusstsein

Diskretion

Technische Affinität

MS Office Kenntnisse

Deutsch (fließend)

Englisch (gut)

Jobbeschreibung

Personalvermittlung und Bewerbungscoaching von und für Assistenzen und Support Professionals

Assistenz / Office Management (w/m/d)

Verantwortung, Struktur und Vertrauen in familiärem Umfeld

Unser Kunde ist der geschäftsführende Gesellschafter einer privaten Immobiliengesellschaft mit Sitz in Berlin und Fokus auf den Aufbau, die Verwaltung und die Weiterentwicklung eines hochwertigen Bestands von rund 400 Wohneinheiten. Neben dem Immobiliengeschäft engagiert er sich in mehreren ehrenamtlichen Funktionen.

Das Berliner Büro liegt zentral Nähe Kudamm in einem sehr schönen Altbau und wird perspektivisch möglicherweise auf drei bis vier Personen wachsen – mit einer/m verlässlichen Office ManagerIn als zentraler Schlüsselfunktion.

👥 perspektivisch rund 3-4 KollegInnen im Büro

💶 Gehaltsrahmen zwischen ca. €55.000 – €65.000 p. a. auf Vollzeit gerechnet – mindestens 30h/Woche

📍 Berlin, Clausewitzstraße, Nähe Ku’damm

• Vertrauensvolle Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Gesellschafter
• Kleines, persönliches Umfeld an der Seite einer erfahrenen Unternehmerpersönlichkeit
• Breites Aufgabenspektrum zwischen klassischer Assistenz, Office Management und Asset Management
• Gestaltungsspielraum für Strukturen, Abläufe und Prozesse im neu entstehenden Berliner Büro
• Abwechslungsreicher Kontext aus Immobilien, Kultur und gemeinnützigem Engagement
• Langfristige Perspektive in einer stabilen, privat geführten Gesellschaft
• Zentraler Standort in Berlin-Charlottenburg, wenige Schritte vom Kurfürstendamm entfernt
• Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit familiären/privaten Themen

In dieser vertrauensvollen Rolle bist Du organisatorische Stütze und verlässliche AnsprechpartnerIn für alle administrativen und operativen Themen. Deine Aufgaben im Überblick:

• Unterstützung des geschäftsführenden Gesellschafters im täglichen Office- und Zeitmanagement
• Strukturierung, Pflege und Nachverfolgung von Unterlagen und Vorgängen im Zusammenhang mit dem Immobilienbestand (rund 400 Einheiten)
• Schnittstelle zu externen Hausverwaltungen, Dienstleistern, Behörden und Partnern
• Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung laufender Projekte im Bereich Asset Management
• Unterstützung bei gemeinnützigen und kulturellen Engagements (z. B. Freundeskreis der Charité, Kunst- und Museumsvereine)
• Eigenständige Organisation von Meetings, Ablagen, Terminen und Reiseplanungen
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Berliner Büro (Bestellungen, Verwaltung, Ablagestruktur, Korrespondenz)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld, idealerweise mit Bezug zu Immobilien, Verwaltung oder Private Offices
• Strukturierte, verlässliche und diskrete Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit MS Office und technischer Affinität für moderne Tools
• Freude an Organisation, Kommunikation und vorausschauendem Arbeiten
• Vertrauenswürdige, loyale Persönlichkeit mit Blick fürs Wesentliche und Gespür für Prioritäten
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch

Diese Rolle ist ideal für eine Persönlichkeit, die gerne im kleinen, vertrauensvollen Team arbeitet und Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und Strukturen aufzubauen.