Office Manager (m/w/d): Geschäftsführungsassistenz & Administration

Trisor; Berlin; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Trisor in Berlin sucht eine/n Office Manager (m/w/d) mit Aufgaben aus Geschäftsführungsassistenz und Administration. Du sorgst dafür, dass am Berliner Headquarter organisatorisch alles rundläuft und arbeitest eng mit dem Geschäftsführer- und Assistenzteam zusammen.

Zu deinen Aufgaben gehören Büroorganisation, Koordination externer Dienstleister, Reiseplanung, Eingangs- und Ausgangspost, Rechnungsprüfung sowie Zahlungsfreigaben.

Qualifications

• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Proaktives Mitdenken und Detailorientierung
• Erfahrung im Office-Management/Assistenz wünschenswert
• Zahlenaffinität und Umgang mit Abrechnungsdaten
• Sehr gute Deutschkenntnisse und konversationssicheres Englisch

Responsabilités

• Koordination externer Dienstleister, Bestellungen und Büroorganisation
• Planung und Organisation interner/externer Termine sowie Geschäftsreisen
• Postein- und ausgang sowie strukturierte Dokumentenablage
• Rechnungsprüfung, Abwicklung von Zahlungsfreigaben und Lieferantenabstimmung
• Kalendermanagement der Geschäftsführung
• Unterstützung bei weiteren administrativen Finance-Prozessen

Connaissances

Office-Management

Assistenz

Finance-Prozesse

Outils

Datev

Candis

Pleo

Description du poste

Deine Aufgaben

Du magst es, den Überblick zu behalten, denkst gerne einen Schritt voraus und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen? Dann bist Du bei uns genau richtig! Als Office Manager (m/w/d) mit Aufgaben aus der Geschäftsführungsassistenz und Administration sorgst Du dafür, dass in unserem Berliner Headquarter organisatorisch und administrativ alles rundläuft. Du arbeitest eng mit unserem Geschäftsführungs- und Assistenzteam zusammen, übernimmst eigenständig vielfältige Aufgaben im Office Management und unterstützt bei kaufmännischen und organisatorischen Finance-Prozessen. Dabei suchen wir jemanden, der Aufgaben abarbeiten kann, aber dabei mitdenkt, Prioritäten erkennt, pragmatische Lösungen findet und Lust hat, Dinge aktiv voranzubringen:

• Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen sowie die allgemeine Büroorganisation und behältst dabei Verträge, Dokumente, Büroausstattung und die Arbeitsumgebung im Blick
• Du organisierst interne sowie externe Termine und Geschäftsreisen von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung
• Du kümmerst Dich um den Post Ein- und -ausgang sowie um die strukturierte Ablage und Organisation wichtiger Dokumente und Unterlagen
• Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen, koordinierst Rückfragen mit Lieferanten und arbeitest sorgfältig mit abrechnungsrelevanten Daten, während Du Zahlungsfristen sowie Freigabeprozesse im Blick behältst
• Du unterstützt beim Kalendermanagement der Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend
• Perspektivisch wäre eine Unterstützung bei weiteren administrativen Finance-Prozessen wünschenswert

Dein Profil

• Du arbeitest zuverlässig, verantwortungsbewusst, denkst gerne mit und bringst Dich gerne proaktiv ein
• Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne mit verschiedenen Bereichen zusammen
• Du packst gerne selbst mit an und hast ein gutes Auge für Details
• Du hast idealerweise Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
• Du hast keine Berührungsängste mit Zahlen und idealerweise schon Erfahrung mit Datev, Candis, Pleo oder vergleichbaren Tools und hättest Lust, diese einzusetzen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und konversationssichere Englischkenntnisse

Warum wir?

• Wir sind ein herzliches, engagiertes Team, das eng zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt, um gemeinsame Erfolge zu erzielen
• Viel Gestaltungsspielraum, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Organisation, Dokumentation und Servicegedanken
• Flache Hierarchien, kurze Wege und ein Miteinander, das wirklich gelebt wird
• Natürlich auch eine Sommer- und Weihnachtsfeier oder regelmäßige weitere Teamevents