Office Manager*in 80-100%

EBP Schweiz AG; Berlin; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Firmenticket ÖPNV

Fahrradgarage mit Duschräumen

Lunch-Gutscheine

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flache Hierarchien

Job summary

EBP Schweiz AG sucht in Berlin eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager, der/die das Büro reibungslos führt und als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Partner fungiert.

Du bringst Organisationstalent, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit mit und übernimmst Verantwortung für Empfang, Post, Meetings und das Büromaterial. Wir bieten eine langfristige Perspektive, 30 Tage Urlaub und weitere Zusatzleistungen.

Qualifications

• Erfahrung im Office Management, Hospitality oder vergleichbarer service-, kunden- oder organisationsorientierter Funktion.
• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen.
• Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbereitschaft.
• Freundliches, souveränes und gepflegtes Auftreten.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen.

Responsibilities

• Empfangsbetreuung sowie Besuchs-, Lieferanten- und Telefonmanagement.
• Postein- und -ausgang inklusive Kurier- und Versandaufträge bearbeiten.
• Organisation der Besprechungsräume und Betreuung von Meetings/Veranstaltungen inklusive Bewirtung.
• Pflege des Erscheinungsbildes der Büroflächen sicherstellen.
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Verbrauchsgütern.
• Koordination von Lieferanten und externen Dienstleistenden.
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Skills

Office Management

Customer service orientation

Organized work style

Professional appearance

German language

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

Job description

Forme mit uns Zukunft als

Office Manager*in

im Geschäftsbereich Zentrale Administration in Berlin

Dein Beitrag in unserem Team

Für unseren Bürostandort in Berlin suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit vereint. Du sorgst dafür, dass in unserem Büro alles reibungslos funktioniert und übernimmst die zentrale Verantwortung für die tägliche Büroorganisation. Du behältst den Überblick, organisierst mit Freude und schaffst als erste Ansprechperson eine angenehme Atmosphäre für Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner*innen.

Zu Deinen Aufgaben gehören vor allem:

• Betreuung des Empfangs sowie des Besuchs-, Lieferanten- und Telefonmanagements
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs inklusive Kurier- und Versandaufträge
• Organisation der Besprechungsräume und Betreuung von Meetings und Veranstaltungen einschließlich Koordination der Bewirtungen
• Sicherstellung eines gepflegten und professionellen Erscheinungsbildes der Büroflächen
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Verbrauchsgütern
• Koordination von Lieferanten und externen Dienstleistenden
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Deine Kompetenzen

• Relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management, Hospitality oder in einer vergleichbaren service-, kunden- oder organisationsorientierten Funktion
• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Organisierte und strukturierte Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbereitschaft
• Freundliches, souveränes und gepflegtes Auftreten
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen

Begeistert für gemeinsame Ziele

Wir engagieren uns von Berlin aus national und international im breiten Dienstleistungsspektrum von Beratung, Planung, Ausführung und Betrieb. Wir entwickeln maßgeschneiderte Soft- und Hardwaresysteme für unsere Kunden, insbesondere aus den Bereichen Verkehr, Meteorologie und Wasserbau. Zudem beschäftigen wir uns mit aktuellen Fragestellungen der Stadt- und Regionalentwicklung. Kurz - wir erarbeiten zukunftsorientierte und nachhaltige Lösungen für die zentralen Herausforderungen unserer Gesellschaft.

• Eine langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmen
• 30 Tage Urlaub und leistungsgerechte Vergütung
• Firmenticket für den ÖPNV, Fahrradgarage mit Duschräumen, Lunch-Gutscheine und weitere Zusatzleistungen
• Organisierte und fundierte Einarbeitung sowie regelmäßige fachliche und persönliche Weiterbildung
• Kooperativer und sachorientierter Führungsstil
• Flache Hierarchien, offene Gesprächs- und Duzkultur
• Regelmäßige Firmenveranstaltungen und Teamevents
• Nachhaltigkeit und Sinnhaftigkeit als Leitmotiv unseres Unternehmens