Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)

IFTG Faxel + Partner GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen im Bereich technische Gebäudeausrüstung sucht eine engagierte Person für das Office Management. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Gäste und Kunden und tragen aktiv zur Büroorganisation bei. Ihre Aufgaben umfassen die Datenbankpflege, Dokumentenmanagement und die Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und haben fließende Deutschkenntnisse. Freuen Sie sich auf ein unbefristetes Anstellungsverhältnis, flache Hierarchien und ein modernes Büro in zentraler Lage. Ein Team, das sich auf Sie freut, erwartet Sie.

Leistungen

Unbefristetes Anstellungsverhältnis

30 Tage Urlaub + Rosenmontag frei

Teamevents

Bürohund

Terrasse mit Lounge und Grill

Vergünstigtes Deutschlandticket

Moderne klimatisierte Büro

Flache Hierarchien

Gratisgetränke

Frisches Obst

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbares Wissen.
• Fließende deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für Gäste, Kunden und Kollegen.
• Selbstständige Organisation und Verwaltung des Empfangs.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Multitasking-Fähigkeiten

Empathie

Strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft Programme

Jobbeschreibung

Die IFTG Faxel + Partner GmbH ist eine unabhängige, planende und beratende Gesellschaft im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung. Wir sind bundesweit für unsere Auftraggeber und Projektpartner tätig. Unsere Expertise umfasst die Gewerke Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro und Fördertechnik. Unsere Mission: Gebäudetechnik perfektionieren. Wir entwickeln innovative, nachhaltige und nahtlos integrierte Konzepte, die nicht nur heutige Qualitätsstandards entsprechen, sondern die Zukunft aktiv gestalten - wirtschaftlich, effizient und umweltbewusst. Unser Team aus Ingenieuren, Technikern und Systemplanern bringt seit der Gründung im Jahr 1990 das nötige Know-how und die erforderlichen Qualifikationen mit.

Aufgaben

Sie haben das Office Management voll im Griff und sind die erste Anlaufstelle zu allen Themen rund um die Büroorganisation.

• Sie sind erster Ansprechpartner für Gäste, Kunden und Kollegen und sorgen mit Ihrer höflichen und zuvorkommenden Art dafür, dass sich bei uns jeder wohlfühlt
• Selbstständige Organisation und Verwaltung des Empfangs, der Post und Telefon
• Datenbankpflege und Dokumentenmanagement
• Erstellung und Nachverfolgung von Schreiben, Protokollen, Rechnungen und Angeboten
• Sie sind verantwortlich für das Onboarding neuer Kollegen
• Aktive und eigenständige Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams
• Optimierung von vorhandenen Prozessen und Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und Kunden

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbares Wissen
• Fließende deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift mit einwandfreier Rechtschreibung und Grammatik
• Sicherer Umgang mit Microsoft Programmen
• Ihnen ist Machen und Gestalten wichtiger als Reden und Abwarten
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise durch lösungsorientiertes Handeln und Multitasking-Skills
• Sie überzeugen durch Ihre kommunikative und empathische Art und besitzen die Bereitschaft zur aktiven Mitgestaltung der Zukunft des Unternehmens

Benefits

Gratisgetränke und frisches Obst allein machen noch keinen Traumjob – gehören bei uns aber selbstverständlich dazu. Was wir sonst noch bieten:

• Ein Team, das sich auf Sie freut
• Unbefristetes Anstellungsverhältnis
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• 30 Tage Urlaub + Rosenmontag frei – weil Köln Tradition hat
• Teamevents & starkes Miteinander
• Bürohund als Feelgood-Manager
• Terrasse mit Lounge und Grill
• Vergünstigtes Deutschlandticket
• Top Lage & modernes klimatisiertes Büro

Sie passen zu uns?
Dann bewerben Sie sich!

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail.

Wir freuen uns auf Sie!

IFTG Faxel + Partner GmbH
Selma-Lagerlöf-Str. 9
50859 Köln