Office Manager / Teamassistenz (all genders)

CyberForum e.V.; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen im Bereich Office Management in Karlsruhe sucht einen kommunikationsstarken Junior Professional. Zu den Aufgaben gehören der Empfang von Besuchern, die Leitung der Telefonzentrale und die Verantwortung für das gesamte Office Management. Ideale Kandidaten haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sind teamfähig und sprechen fließend Deutsch und gut Englisch. Flexible Arbeitszeiten und ein angenehmes Arbeitsumfeld werden geboten.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Obstkorb und Getränke

Regelmäßige Firmenfeiern

Qualifikationen

• Sicherer Umgang mit MS Office Programmen.
• Erste relevante Berufserfahrung im Office Management.
• Führerschein Klasse B.

Aufgaben

• Empfang von externen Besuchern und Vorbereitung von Meetings.
• Verantwortung für die Telefonzentrale.
• Organisation des gesamten Office Managements.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Teamplayer

Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Zeitpunkt der Veröffentlichung:08.09.2025

Berufsfeld: Zentralbereich

Berufserfahrung: Junior Professional

Teaser: WEN WIR SUCHEN Du bist kommunikationsstark, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Organisationsfäigkeit Kommunikationsfähigkeit

Deine Aufgaben

• Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Verantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit
• Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter
• Verantwortung der Sekretariatsaufgaben z.B.: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Korrespondenz mit Externen in Deutsch und Englisch
• Vertragsverwaltung (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc. …)
• Fuhrparkmanagement (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways)
• Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und Kunden
• Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. …)
• Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten, Arbeitssicherheit und Erledigung von Besorgungen

Dein Profil

• Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln
• Freundliches und sympathisches Auftreten
• Teamplayer mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/ Assistenz
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Führerschein Klasse B
• Bereitschaft ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten.

Dein zukünftiger Arbeitsplatz

• Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
• Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team
• Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
• Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
• Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
• Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen
• Betriebliche Altersvorsorge,elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
• Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen