Office Manager (m/w/d) – Voll- oder Teilzeit

Demecan; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub & Sonderurlaubstage

Urban Sports Club Mitgliedschaft

50 € Gutschein pro Monat

Betriebliche Altersvorsorge

KiGa- und KiTa-Zuschuss

Hundefreundliches Büro

Frisches Obst & Getränke gratis

Individuelle Weiterbildung

Zusammenfassung

Demecan sucht ein Organisationstalent als Office Manager (m/w/d) für unser Berliner Office in Kreuzberg. Sie organisieren den Büroalltag eigenständig, unterstützen das Legal-Team und schaffen eine einladende Arbeitsatmosphäre für das Team.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination des Bürobetriebs, Kommunikation mit Kolleg*innen, Organisation von Meetings und Events sowie die Unterstützung des Legal-Bereichs. Eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung ist Voraussetzung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Office Management/Teamassistenz.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freude daran, anderen zu helfen; pragmatische Lösungsorientierung.
• Freundliche, offene und serviceorientierte Art im Umgang mit Menschen.
• Sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1).
• Interesse an rechtlichen/administrativen Themen ist ein Plus – juristische Vorkenntnisse nicht erforderlich.

Aufgaben

• Herzstück des Berliner Offices, reibungsloser Büroalltag und positive Arbeitsatmosphäre sicherstellen.
• Erste Anlaufstelle für Kolleg*innen bei organisatorischen Fragen sein.
• Meetingräume, Küche und Gemeinschaftsflächen im Blick halten und Wohlbefinden sichern.
• Interne Team-Events und gemeinsame Aktivitäten organisieren und Teamzusammenhalt stärken.
• Meetings internen/externen vorbereiten und abwickeln; Posteingang/Postausgang betreuen.
• Eigene Ideen einbringen, Büroalltag weiter optimieren.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse C1

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Du bist ein Organisationstalent, liebst es, Menschen zusammenzubringen, und sorgst mit Deiner positiven Art für gute Stimmung?

Als Office Manager (m/w/d) bist Du das Herzstück unseres Berliner Offices in Kreuzberg! Du sorgst nicht nur dafür, dass im Büro alles rundläuft, sondern schaffst auch eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten.

Du übernimmst eigenständig die Organisation unseres Büroalltags, unterstützt bei administrativen Aufgaben und bist mit Deiner serviceorientierten und pragmatischen Art eine wichtige Unterstützung für unser Team.

Ergänzend unterstützt Du unseren Legal-Bereich bei organisatorischen und administrativen Themen. Juristische Vorkenntnisse sind dafür nicht erforderlich.

Die Position kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden.

Deine Aufgaben:

• Du bist das Herzstück unseres Berliner Offices und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag sowie eine positive und einladende Arbeitsatmosphäre.
• Du bist die erste Ansprechperson für Deine Kolleg*innen bei allen organisatorischen Fragen und Herausforderungen im Büroalltag.
• Du behältst unsere Meetingräume, Küche und Gemeinschaftsflächen im Blick und stellst sicher, dass sich alle im Office wohlfühlen.
• Du organisierst interne Team-Events, gemeinsame Aktivitäten und besondere Anlässe und stärkst damit aktiv unseren Teamzusammenhalt.
• Du koordinierst und bereitest interne und externe Meetings vor und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert.
• Du kümmerst Dich um den Posteingang und Postausgang sowie weitere administrative Aufgaben.
• Du bringst eigene Ideen ein, wie wir unseren Büroalltag und das Miteinander im Team noch schöner und effizienter gestalten können.
• Du bist erste Anlaufstelle bei Fragen oder Herausforderungen im Büroalltag und findest eigenständig pragmatische Lösungen.
• Du unterstützt unser Team bei organisatorischen Aufgaben und trägst aktiv zu einer angenehmen und produktiven Arbeitsatmosphäre bei.

Administrative Unterstützung im Legal-Bereich

• Du unterstützt unser Legal-Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Du bereitest Dokumente und Verträge anhand bestehender Vorlagen vor, z. B. Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), Berater- oder Referentenverträge.
• Du koordinierst Unterschriftenprozesse und sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage wichtiger Dokumente.
• Du unterstützt bei der Kommunikation mit externen Rechtsanwält*innen, Behörden und Geschäftspartnern sowie bei der Dokumentation rechtlicher Unterlagen.

Was Du mitbringst:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder einer vergleichbaren Position.
• Du bist ein echtes Organisationstalent und arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig.
• Du hast Freude daran, anderen zu helfen, packst gerne selbst mit an und findest auch für unerwartete Herausforderungen eine Lösung.
• Du überzeugst durch Deine freundliche, offene und serviceorientierte Art und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.
• Du gehst sorgfältig und verantwortungsbewusst mit Aufgaben und vertraulichen Informationen um.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1).
• Interesse an rechtlichen und administrativen Themen ist ein Plus – juristische Vorkenntnisse sind ausdrücklich nicht erforderlich.

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten in unserem Berliner Office.
• Eine zentrale Rolle in unserem Team, in der Du den Arbeitsalltag aktiv mitgestaltest und einen echten Unterschied machst.
• Die Möglichkeit, in Voll- oder Teilzeit zu arbeiten.
• Ein offenes, hilfsbereites und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen unserer betrieblichen Regelungen und der Aufgaben vor Ort.
• Einen spannenden Einblick in eine innovative und wachsende Branche mit einer sinnstiftenden Mission.

Unsere Benefits:

• 30 Tage Jahresurlaub und Sonderurlaubstage
• Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Monatlicher 50-€-Gutschein mit großer Anbieterauswahl
• Betriebliche Altersvorsorge
• KiGa- und KiTa-Zuschuss
• Hundefreundliches Büro
• Frisches Obst und kostenlose Getränke
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten