Office Manager (m/w/d) mit Finance-Support

Traffic Productions; Berlin; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

EU-Ausland mobiles Arbeiten (bis zu 4W

Urban Sportsclub Mitgliedschaft

ÖPNV Zuschuss

Schulungen & interne Workshops

Prämienprogramm & Mitarbeiterrabatte

Job summary

Traffic Productions in Berlin sucht eine motivierte Unterstützung im Backoffice und Finance-Team, ca. 20–25 Stunden pro Woche. Von Berlin aus koordinierst du organisatorische Aufgaben beider Standorte und arbeitest eng mit dem Finance-Team zusammen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Zu deinen Aufgaben gehören Office-Management, Belegorganisation und vorbereitende Buchhaltung. Du bringst kaufmännische Grundkenntnisse, eine strukturierte Arbeitsweise und gute Deutschkenntnisse mit und

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe und sorgfältiges Arbeiten mit Zahlen und Belegen
• Sicherheit und Selbstständigkeit im Umgang mit digitalen Büroanwendungen
• Eine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliche, klare Kommunikation und Serviceorientierung
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Englisch hilft dir, unser zum Teil internationales Team besser zu unterstützen

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags unserer Standorte
• Hauptansprechpartner/in für externe Dienstleister und Teams
• Verantwortung für interne Office-Management-Prozesse
• Pflege und Strukturierung der internen Datenablage (analog/digital)
• Übernahme der Bestellprozesse und Koordination von Geschäftsreisen
• Unterstützung im Finance-Bereich bei Belegorganisation und vorbereitender Buchhaltung

Skills

Büroorganisation

Koordination

Zahlen & Belege

Digitale Büroanwendungen

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis

Tools

easyJOB

Job description

Ihre Aufgaben

Für unser Berliner Office suchen wir, ab sofort oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt, Unterstützung in unserem Backoffice und Finance Team für 20-25 Wochenstunden. Du organisierst gern, denkst mit und hast auch bei Zahlen und Belegen einen Blick fürs Detail? Du sorgst dafür, dass Dinge nicht nur angestoßen, sondern zuverlässig erledigt werden?

Du bist du eine zentrale Ansprechperson für unseren Büroalltag. Von Berlin aus koordinierst du organisatorische Aufgaben für beide Standorte. Dabei arbeitest du eng mit dem Finance-Team und den anderen Teams zusammen und sorgst für reibungslose und verlässliche Abläufe. Neben deinen Tätigkeiten im Office Management, unterstützt du im Finance-Bereich bei der Belegorganisation und der Vorbereitung von Abrechnungen.

Office-Organisation und Teamservice

• Du organisierst eigenverantwortlich den Büroalltag unserer Standorte
• Du bist Hauptansprechpartner/in für externe Dienstleister und für unsere Teams
• Du verwaltest und verantwortest verlässlich interne Office Management Prozesse
• Du pflegst und strukturierst unsere interne analoge und digitale Datenablage
• Du übernimmst die Bestellprozesse
• Du koordinierst Geschäftsreisen

Finance-Support und vorbereitende Buchhaltung

• Du übernimmst eigenverantwortlich die Kassenführung mit Ein- und Auszahlungen als auch die vorbereitende Buchhaltung für den Kassenabschluss
• Du sorgst für vollständige Rechnungsunterlagen und bereitest Kreditkarten- und Auslagenabrechnungen für die Buchhaltung vor
• Du unterstützt bei unserer internen Agentursoftware (easyJOB) in der Datenpflege und hast Antworten bei administrativen Rückfragen

Ihr Profil

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe und sorgfältiges Arbeiten mit Zahlen und Belegen
• Sicherheit und Selbstständigkeit im Umgang mit digitalen Büroanwendungen
• Eine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliche, klare Kommunikation und Serviceorientierung
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Englisch hilft dir, unser zum Teil internationales Team, besser zu supporten

Warum wir?

Bei uns erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein wertschätzendes Miteinander sowie die Möglichkeit, deine Ideen aktiv einzubringen und dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln. Gemeinsam schaffen wir ein Umfeld, in dem deine Stärken zur Geltung kommen.Unser Wunsch für unsere Teams lautet: Wir suchen “We”-player und keine „ego“-player. Wir lernen uns persönlich kennen, um unserem Bauchgefühl folgen zu können.

Ein Ausblick auf unsere Benefits:

• Aktive Möglichkeiten, die Agentur & unsere Arbeit mitzugestalten
• Freiräume, damit Du Dich weiterentwickeln und wachsen kannst
• Schulungen, KI-Account, Event-Teilnahmen und interne Workshops
• Flexibles und hybrides Arbeiten, auch standortübergreifend im Netzwerk
• Mobiles Arbeiten aus dem EU Ausland – bis zu 4 Wochen
• Prämienprogramm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“
• Exklusive Rabatte über Corporate Benefits
• Urban Sportsclub Mitgliedschaft
• ÖPNV Zuschuss
• Gesetzl. Zuschuss zur betriebliche Altersvorsorge
• Regelmäßige Teamevents
• Zu 27 Tagen vertraglichen Urlaub, packen wir noch 3 variable Tage on top
• Standortaustausch möglich
• Ausführliche Onboardings