Office Manager (m/w/d)

Messe Stuttgart; Stuttgart; Hybrid; EUR 18,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz nach TVÖD

flexibles Arbeitszeitmodell

Weiterbildungsprogramm jährlich

Kinderbetreuungszuschuss

Deutschlandticket-Bezuschuss

Kostenlose Parkmöglichkeiten

Dienstrad-Leasing

Mobiles Arbeiten möglich

Messerestaurant-Vergünstigungen

Messetickets für Sie und Familie

Job summary

Messe Stuttgart sucht zum 01.01.2027 befristet bis 31.12.2028 eine Office Managerin bzw. einen Office Manager im Geschäftsleitungsbüro im Bereich Legal & Corporate. Die Teilzeitstelle (40%, ca.

16 Wochenstunden auf zwei volle Tage verteilt) übernimmt eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben und berichtet direkt an die Geschäftsleitung. Zu den Aufgaben gehören Organisation, Vertragsdatenbank-Pflege, Protokolle und abteilungsübergreifende Projekte.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder ein für die Tätigkeit relevantes Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung.
• Gute Kenntnisse der gängigen Office-Software und sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln.

Responsibilities

• Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro, inkl. Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement.
• Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank.
• Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen und Betreuung des Übungsmanagements.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikation

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Relevantes Studium

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen zum 01.01.2027 befristet bis 31.12.2028 – in Teilzeit 40% (wöchentliche Arbeitszeit ca. 16 h, verteilt auf 2 volle Tage pro Woche) – einen

Office Manager (m/w/d) Geschäftsleitungsbüro

Im Bereich Legal & Corporate

Ihr Einsatzgebiet

Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben.

Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente Kontaktperson für Anliegen an die Geschäftsleitung.

Ihr Tätigkeitsbereich

• Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement
• Eigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank
• Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüsse sowie Betreuung und Koordination des Übungsmanagements
• Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
• Erstellung und Aufbereitung von öffentlichkeit und Dokumentationen
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte
• Professionelle Koordination und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen Institutionen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation oder
• ein für die Tätigkeit relevantes Studium
• Mehrjaehrige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im unmittelbaren Umfeld einer Geschäftsleitung
• Fundierte und breit angelegte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozessen
• Analytisches Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Verlasslichkeit und Diskretion
• Sie bringen eine positive, lösungsorientierte Haltung mit und gehen neue Herausforderungen pragmatisch und mit Eigeninitiative an
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Offenheit gegenöne moderne digitale Arbeitsmittel
• Sie bringen die notwendige Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeiten und Präsenz mit sowie die Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung

Wir sind davon überzeugt, dass jeder mit Motivation, Engagement und Unterstützung sowohl Neues lernen als auch Großartiges erreichen kann.

Wir bieten Ihnen

• Sicherer Arbeitsplatz mit leistungsgerechter Vergüttung nach TVÖD
• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Jährlich wechselndes Weiterbildungsprogramm
• Finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung
• Bezuschussung des Deutschlandtickets
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Option für ein Dienstrad-Leasing
• Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten
• Vergünstigtes Mittagessen in unserem Messerestaurant
• Messetickets für Sie und Ihre Familie